Tu Guía Definitiva para Conocer y Utilizar la Metodología OKR

Intro

Los OKR, u Objetivos y Resultados Clave, han sido populares entre las empresas tecnológicas desde su creación, y ahora se utilizan más ampliamente en diversas industrias. Este sistema métrico define los objetivos de una empresa junto con los resultados clave necesarios para medir su consecución. Una buena palabra de referencia para los OKRs sería "Lograr". 

Los OKR apoyan la planificación ágil de los proyectos porque pueden replantearse trimestralmente y pueden ajustarse fácilmente para adaptarse a las necesidades cambiantes. Son similares a los KPI en el sentido de que se basan en métricas, pero representan métricas agresivas basadas en objetivos, en lugar de simples mediciones. 

Existen numerosas formas de medir los OKR, pero cuando las empresas comienzan a utilizar un marco de fijación de objetivos basado en los OKR, suelen empezar a realizar el seguimiento utilizando hojas de cálculo u otros procesos que son más manuales. Cuando se empieza a utilizar estos procesos como Excel, Google Sheets, etc, no tardas en darte cuenta de que estos métodos son bastante limitados, y pueden funcionar bien al principio, pero con el tiempo se vuelven tediosos y terminan tomando mucho tiempo de la empresa sólo para llenar la información, lo que no es rentable a largo plazo.

La decisión de adoptar un marco de OKR no consiste únicamente en supervisar los datos de los objetivos y resultados clave establecidos, sino que este marco proporciona una forma de alinear las tareas diarias de toda la organización con las principales prioridades de la empresa. Los OKR permiten a una empresa ser totalmente transparente y evitar perder el tiempo en tareas que no benefician ni contribuyen al crecimiento de la empresa. 

5-Day OKR Approach

Claridad de Funciones

Esto es casi una historia que se repite. Un nuevo año. Una nueva estrategia. Una gran reunión de todos. La moral del equipo es alta. Los ejecutivos están contentos.

Pero al cabo de un mes, más o menos, las cosas empiezan a desmoronarse: se olvidan las tareas, se incumplen los plazos, la gente ya no sabe qué hacer. Y de repente, toda tu estrategia se desvía.

¿Qué ha fallado?

Hay muchas cosas que pueden salir mal cuando se ejecutan los OKR, pero una de ellas es, sin duda, la falta de claridad en torno a las funciones y responsabilidades en tu hoja de ruta. Unas funciones y responsabilidades claras son un factor de éxito crítico para cualquier estrategia. Sin ellos, las actividades pueden descarrilar rápidamente y las partes interesadas se quedan tratando de recoger los pedazos.

Es aquí donde entra el método RACI (también conocida como RASCI, RAPID, etc.). El método RACI ayuda a las organizaciones a agilizar sus procesos asegurándose de que cada miembro del equipo y las partes interesadas entienden sus funciones específicas.

¿Qué es RACI?

RACI es un marco que define y documenta la propiedad y la responsabilidad dentro de un proceso o proyecto. Con RACI, se trazan todos los procesos, tareas, hitos y decisiones clave.

El término RACI es un acrónimo que designa cuatro funciones principales dentro de un proyecto:

Responsible: Una persona (o varias) que se encarga de realizar la tarea o función asignada. Son responsables de terminar el trabajo o de tomar una decisión. Son, básicamente, los "hacedores".

Accountable: La persona que es responsable de la finalización del trabajo (es decir, el "propietario" del trabajo). Esta persona aprueba el trabajo finalizado. Los "responsables" deben rendir cuentas a esta persona. La responsabilidad siempre es de una sola persona.

Consulted: Las personas que deben ser consultadas si la persona responsable desea cambiar el proceso. Proporcionan las aportaciones e información necesarias sobre el proyecto y las tareas. Suelen ser expertos en la materia y desempeñan un papel activo en el proceso.

Informed: Las personas o partes interesadas que necesitan estar al tanto de los cambios realizados en el progreso o el proyecto. No contribuyen directamente a las decisiones, pero necesitan estar al tanto de ellas.

Cada OKR debe tener un RACI (RAPID, etc.) definido para garantizar el éxito. Todo el mundo tiene que saber cuál es su papel en relación con el OKR para evitar conflictos, tomar decisiones cuando deben hacerlo e informar a la gente cuando sea necesario, etc. La dirección necesita conocer la responsabilidad de cada persona para poder trabajar con las personas adecuadas sobre las cosas correctas.

Puedes leer más al respecto aquí. 

El Espacio del Software OKR

El espacio del software OKR es interesante por varias razones:

• No hay un líder de pensamiento que haya desarrollado y esté formando los OKRs - es probablemente la primera práctica de gestión de origen colectivo que hemos visto. Aunque John Doerr escribió un libro titulado "Measure What Matters" (Medir lo que importa) que ha popularizado enormemente los OKR, tiene claro que no fue él quien ideó el concepto.
  
  Por ello, no hay nadie que forme y perfeccione las nuevas ideas que llegan a este espacio.
  
  

• Además, el dilema es que el libro de John no fue concebido como un "cómo hacer" y por lo tanto ha demostrado ser muy difícil para la mayoría de las organizaciones el seguirlo y para la mayoría de los proveedores de software el implementarlo. Para complicar aún más el problema, parece que la mayoría de los desarrolladores de software de OKR carecen de experiencia en la industria y en el mundo real de los negocios.
  
  Esto ha dado lugar a un conjunto de herramientas que, o bien intentan reproducir las historias del libro de John Doerr, o bien se limitan a copiar lo que ofrecen los demás proveedores de software.
  
  En la mayoría de los casos, los paquetes de software de OKR actuales ni siquiera cumplen o se ajustan a las mejores prácticas de capital humano generalmente aceptadas.
  
  

• La mayoría de los grandes proveedores de software, como SAP, Oracle y Netsuite están profundamente invertidos en sistemas de registro de recursos humanos heredados, adaptados para acomodar la actualización anual o periódica de la compensación, las revisiones de rendimiento y otros datos estáticos. Estos sistemas son costosos de actualizar, especialmente cuando se avanza hacia la cadencia increíblemente rápida y la información detallada que se requiere para ejecutar soluciones eficaces de OKR.
  
  
  Aunque estos proveedores se esfuerzan por actualizar sus anticuadas herramientas, les resulta difícil competir con las herramientas pequeñas, ágiles y contemporáneas de este espacio. Por ello, se está formando una interesante tensión entre la antigua forma de hacer negocios y el mundo más ágil, flexible y rápido de los OKR.
  
  

¿Por Qué Utilizar un Software OKR?

El seguimiento manual de los OKR prácticamente elimina todos los beneficios que la metodología OKR aporta a una organización. Los objetivos y metas de la empresa deben estar en la mente de todos y alineados con las tareas diarias de todos. Cuando se utiliza un software de OKR, esto se puede lograr proporcionando una ubicación universal donde se puede documentar el trabajo y las contribuciones de todos.

Cuando se hace un seguimiento manual de los OKR, insertar los datos de progreso de los objetivos y configurar los informes lleva mucho tiempo y se es propenso a cometer errores. También complica la alineación de los objetivos tanto horizontal como verticalmente entre los equipos y la organización.

Las Hojas de Cálculo No Son Suficientes

Cuando las empresas empiezan a adoptar la metodología de los OKR suelen empezar a utilizar hojas de cálculo como herramienta de OKR, lo que puede funcionar bien al principio cuando se prueban los OKR con un pequeño grupo de personas y se obtiene una pequeña cantidad de datos. Pero cuando llega el momento de asignar OKRs a toda la empresa, la gran cantidad de datos y documentos que hay que compartir y actualizar constantemente se convierte en algo inmanejable.

Esto puede conducir a una falta de seguimiento exitoso del proceso, y los OKRs se vuelven tediosos en lugar de una herramienta útil que proporciona un enfoque estratégico.

Se supone que los OKRs mejoran la alineación interfuncional, la responsabilidad y la colaboración; cuando se intenta hacer un seguimiento de los OKRs utilizando múltiples documentos, se convierten en otro lugar para que los empleados actualicen su progreso, lo que lleva tiempo y disminuye la motivación, especialmente si ya están utilizando otros sistemas que automatizan las actualizaciones para diferentes propósitos.

Los documentos como las hojas de cálculo permanecen separados de los flujos de trabajo, por lo que los empleados pueden no llenar sus actualizaciones a tiempo, impidiendo que el resto de la empresa se mantenga alineada y en el camino de sus objetivos. Cada objetivo de los empleados contribuye a los objetivos del equipo y de la organización, experimentar esta falta de transparencia debido a una forma anticuada de seguir el progreso impide a los miembros del equipo ver en qué punto se encuentran para alcanzar objetivos más amplios.

No tener una forma fácil de visualizar el progreso puede pasar factura en otras actividades, como la gestión de las sesiones uno-a-uno o de coaching entre directivos y empleados puede resultar más difícil si los directivos no están al día con los progresos de sus empleados.

Objetivos en Cascada

John Doerr ("Measure What Matters") ayudó a poner los OKR en el mapa, y señaló que "la conexión en cascada hace que una operación sea más coherente". Una empresa que desarrolle OKRs de alto nivel para guiar el negocio durante un periodo de tiempo específico, necesita conectar en cascada los objetivos con los diferentes equipos, permitiendo a los empleados hacer realidad estos objetivos. Sin embargo, la distribución de los objetivos en cascada mediante un sistema de seguimiento manual es bastante difícil, y requiere que los empleados realicen un seguimiento individual y supervisen el progreso de sus objetivos. Esto, a su vez, provoca una falta de transparencia, que es fundamental para el éxito de los OKR.

Como dijimos, este proceso puede parecer "bueno" al principio cuando se trata de un pequeño grupo de personas con una pequeña cantidad de objetivos, pero uno de los grandes beneficios de usar OKRs es que son flexibles y repetitivos, pueden ser actualizados constantemente y reajustados cuando los entornos, las metas y los objetivos cambian. Ahora imagina que tus OKRs están fijados para toda la empresa pero de repente un cambio en el mercado te obliga a cambiar ciertos objetivos, sólo pensar en cambiar numerosas hojas de cálculo manualmente para rediseñar manualmente tus OKRs suena como una tarea abrumadora.

Cuando se hace un seguimiento manual de los objetivos, falta información y transparencia. Resulta difícil entender cómo se alinea su trabajo con el de otros equipos, saber cómo se avanza hacia la consecución de determinados objetivos y cómo se alcanzan los objetivos empresariales más amplios.

Para gestionar los OKR a mayor escala y obtener todos sus beneficios, es necesario contar con procesos más inteligentes y eficientes que vayan más allá del seguimiento manual. Una forma sencilla y eficaz de gestionar la jerarquía de la empresa, apoyar las estructuras del equipo y la alineación es algo fundamental.

Beneficios de un Software de OKR

Una suite de gestión de objetivos o un sistema de seguimiento de OKR te permite a ti y a tu equipo centrarse en sus objetivos desde un único espacio en lugar de utilizar múltiples hojas de cálculo u otras herramientas. En ese espacio, todo el mundo puede ver el progreso de todos y, por lo tanto, el progreso de toda la empresa. El hecho de poder ver el rendimiento de cada uno te da la oportunidad de ver si alguien necesita ayuda, si alguien está haciendo de más o si un equipo tiene dificultades para mantenerse en el camino. También da a tus empleados la oportunidad de ver cómo su trabajo y cada tarea que realizan repercute en toda la organización, ya sea positiva o negativamente.

Si defines objetivos claros que te impulsen y te hagan rendir cuentas, podrás centrarte en las cosas más importantes.

No existe una plantilla universal de OKR, pero te invitamos a leer nuestro artículo "Usando una North Star para Establecer Objetivos Específicos" y a descargar nuestra plantilla.

Uno de nuestros objetivos en Hirebook es innovar rápidamente nuestro producto SaaS para que todos nuestros clientes tengan acceso inmediato a la amplia funcionalidad que compartiremos con el mercado. Estamos convencidos de que si lideramos continuamente el mercado, atraeremos a clientes fieles que nos ayudarán a innovar, probar y sacar al mercado nuevas y extraordinarias funcionalidades para ayudar a todas las empresas y empleados a prosperar.

Nuestra intención es introducir las siguientes categorías de funcionalidad en este espacio de compromiso laboral:

• OKRs
• Mejores prácticas de RRHH (aprendizaje, claridad de roles, diseño de la organización, reconocimiento, recompensas)
• Valores y cultura
• Entornos de trabajo y tecnología
• Propósito y objetivos superiores

Es importante señalar que se trata de algo más que de objetivos y resultados clave. Se trata de habilitar sistemas que generen el compromiso laboral (employee engagement), un rendimiento increíble y la consecución de todos los objetivos y propósitos de alto nivel de las organizaciones en las que trabajamos. Nuestro objetivo es ayudar a la sociedad a prosperar.