Claridad de Roles en tu Herramienta OKR: 20 Beneficios Clave para Gestores de Proyectos

Esto es casi una historia que se repite una y otra vez. Un nuevo año. Una nueva estrategia. Una gran reunión de todos. La moral del equipo es alta. Los ejecutivos están contentos. Pero al cabo de un mes, las cosas empiezan a fallar: se olvidan las tareas, se incumplen los plazos, la gente no sabe qué hacer. Y de repente, toda tu estrategia se desvía.

¿Qué ha fallado?

Tal vez muchas cosas, pero una de ellas es la falta de claridad en torno a las funciones y responsabilidades en tu hoja de ruta. Unas funciones y responsabilidades claras son un factor de éxito crítico para cualquier estrategia. Sin ellos, las actividades pueden descarrilarse rápidamente y las partes interesadas se ven obligadas a recoger los pedazos.

Es aquí donde entra RACI (también conocida como RASCI, RAPID, etc.). RACI ayuda a las organizaciones a agilizar sus procesos asegurándose de que cada miembro del equipo y las partes interesadas entienden sus funciones específicas.

¿Qué es RACI?

RACI es un marco que define y documenta la propiedad y la responsabilidad dentro de un proceso o proyecto. Con RACI, cada proceso, tarea, hito y decisión clave se traza.

El término RACI es un acrónimo en inglés que designa cuatro funciones principales dentro de un proyecto:

• Responsible: Una persona (o varias) que es responsable de completar la tarea o función asignada. Son los responsables de terminar el trabajo o de tomar una decisión. Son los "hacedores".
• Accountable: La persona que es responsable de la finalización del trabajo (es decir, el "propietario" del trabajo). Esta persona aprueba el trabajo finalizado. Los "responsables" deben rendir cuentas a esta persona. La responsabilidad siempre es de una sola persona.
• Consulted: Las personas que deben ser consultadas si la persona responsable desea cambiar el proceso. Proporcionan las aportaciones e información necesarias sobre el proyecto y las tareas. Suelen ser expertos en la materia y desempeñan un papel activo en el proceso.
• Informed:Las personas o partes interesadas que necesitan estar al tanto de los cambios realizados en el progreso o el proyecto. No contribuyen directamente a las decisiones, pero necesitan estar al tanto de ellas.  
  

Cada OKR debe tener un RACI (RAPID, etc.) definido para garantizar el éxito. Todo el mundo tiene que saber cuál es su papel en relación con sus OKRs para evitar conflictos, tomar decisiones cuando deben hacerlo e informar a la gente cuando sea necesario, etc. La dirección necesita conocer la responsabilidad de cada persona para poder trabajar con las personas adecuadas sobre las cosas correctas.

 

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Todo lo que debes saber sobre las funciones de un Software OKR y cómo elegir el mejor para tu organización.

Ventajas del Modelo RACI

El valor del modelo RACI radica en que es rápido y fácil de crear y también una poderosa herramienta para mantener las expectativas, organizar las funciones y agilizar los procesos desde el principio hasta el final del proyecto.

El modelo RACI tiene varias ventajas clave que lo hacen especialmente valioso para los gestores de proyectos. Este visual:

• Alinea los OKR con tu estrategia organizacional - El modelo RACI lleva tus OKR al nivel individual, de modo que cada empleado sabe lo que tiene que hacer para contribuir al éxito de la empresa. Además, si decides ajustar tu estrategia, puedes ajustar tu modelo RACI en consecuencia para que todos en la empresa se reenfoquen y se dirijan en la misma dirección.
• Aclara las funciones y elimina la confusión - Cuando se utiliza la matriz para asignar funciones y tareas, se facilita la comprensión de quién hace qué.  En muchos casos, las personas pueden confundirse sobre cómo desempeñar una función diferente, especialmente si está fuera de su título de trabajo normal..
• Mantiene el rumbo de la estrategia - La reducción de cualquier confusión evita los retrasos, define claramente lo que se espera y garantiza una comunicación eficaz.  
• Garantiza que nada se pierda - Se pueden asignar múltiples funciones y tareas a varias personas.  Esto es importante porque la estrategia requiere un trabajo grande, complejo y multifuncional en un proyecto grande con otras personas.  Cuando los miembros del equipo pueden ver claramente lo que tienen que hacer, y cómo hacerlo, la tarea resulta más fácil.

• Garantiza transiciones y traspasos fluidos - Cuando hay rotación en la organización, tus OKRs se ven afectados. Los objetivos se abandonan, el trabajo se retrasa y la gente empieza a perder su tiempo y sus energías.
• Prioriza la comunicación entre los equipos y las partes interesadas, asegurándose de que las personas adecuadas saben lo que hay que saber y pueden tomar las decisiones correctas.

• Todo el mundo es responsable - RACI es la mejor manera de garantizar que los empleados adecuados sean responsables de cualquier decisión que tomen, y que todos sepan quién es responsable de qué.  Es una forma excelente de garantizar que las personas adecuadas reciban el crédito por su gran trabajo.

• Evaluar la carga de trabajo - Una vez asignadas las tareas, a través de los OKR se puede hacer un seguimiento de la carga de trabajo de una persona concreta.  Si parece que tienen más de lo que pueden manejar, las tareas y asignaciones pueden ser fácil y claramente reasignadas.

• El equipo funciona con mayor fluidez - Como todos conocen sus tareas y deberes, la comunicación es más fácil y rápida.  Los miembros del equipo pueden consultarse entre sí, especialmente cuando tienen problemas con una tarea.  Reducir la confusión permite a los miembros del equipo trabajar sin problemas.

• Establece prioridades en los recursos del proyecto - Una de las cosas más difíciles de la estrategia es saber dónde poner los recursos. 

• Comprueba tus niveles de personal - Dotar de personal a una empresa puede ser difícil si no se sabe dónde se necesita más gente.  Utilizando el modelo RACI puedes identificar los agujeros en la capacidad y las competencias de tu empresa para poder cubrirlos. 

• Los nuevos miembros del equipo se incorporan sin problemas - Los nuevos miembros del equipo pueden ponerse al día con todos los elementos de sus nuevas responsabilidades. De este modo, se ahorra tiempo y dinero en la formación y la incorporación.

• Identifica a los que evitan la responsabilidad - Cuando los miembros del equipo evitan la responsabilidad, otros tienen que asumirla.  Abordar cualquier problema es crucial para prevenir cualquier problema que pueda surgir en el futuro.  Aunque un miembro del equipo no tenga mucho que aportar, si no está dispuesto a asumir un trabajo extra para un proyecto, perjudica a todo el equipo.

• La autoridad está claramente definida para los proveedores y contratistas externos -  Es importante que los contratistas y proveedores sepan exactamente con quién deben hablar y qué instrucciones deben seguir.

• La comunicación es más fácil entre los miembros del equipo - El buen funcionamiento de las operaciones requiere que los miembros del equipo puedan comunicarse rápida y fácilmente.  Esto reduce los problemas que se prolongan y la comunicación abierta es fundamental para establecer la confianza dentro de la empresa.
• Reduce el solapamiento - Los OKRs a menudo se solapan y la toma de decisiones puede atascarse entre los equipos.  Asegurarse de que cada equipo sabe qué tarea tiene que hacer hace que el proyecto funcione mejor.  

• Permite el compromiso laboral. - Cuando definas los OKRs con RACI, reducirás la cantidad de confusión asociada a cada OKR. Esto, a su vez, ayuda a los empleados a sentirse menos estresados y más comprometidos con sus funciones, ya que saben con precisión de qué son responsables y de qué no deben preocuparse.

 

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Todo lo que debes saber sobre las funciones de un Software OKR y cómo elegir el mejor para tu organización.

• Ayuda a la formación de los empleados - Una vez que sepas qué empleados están asignados a cada parte del modelo RACI, podrás asegurarte de que los empleados de cada categoría reciban el tipo de formación adecuada. La formación es una pérdida de tiempo a menos que los empleados aprendan cosas que añadan valor a tu negocio.

• Disminuye la frustración con la dirección - Si un empleado no está seguro de cómo debe escalar un problema - o si debe intentar solucionarlo por sí mismo -, esto crea frustración. Al asignar funciones RACI, cada empleado sabe exactamente con quién debe hablar sobre un posible cambio de proceso o un problema, lo que alivia la frustración con la dirección.

• Ahorra tiempo en las reuniones - Con el RACI asociado a cada OKR, sabrás exactamente quién necesita una invitación a una reunión concreta en función de sus tareas en un proyecto o proceso determinado, ahorrando el tiempo de aquellos que simplemente no necesitan estar allí.

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