Eficiencia Organizacional: 7 Maneras de Mejorar el Desempeño Laboral

La Eficiencia Organizacional mide básicamente el éxito de una organización para alcanzar sus objetivos. Una organización eficaz funciona como una máquina bien diseñada y engrasada. Cada parte de ella se mueve para producir con éxito los resultados que la empresa se propone alcanzar, desperdiciando el menor tiempo y recursos posibles.

La eficiencia organizacional se define como un concepto para medir la eficiencia de una organización en el cumplimiento de sus objetivos con la ayuda de los recursos dados sin poner una tensión innecesaria en tus empleados. Se trata de la forma en que la empresa puede producir la cuota objetivo de productos y/o servicios, la eficiencia de sus procesos y la cantidad de residuos que se producen.

Sabemos que el desempeño laboral siempre mejora cuando el liderazgo es óptimo. El liderazgo desempeña un gran papel en el establecimiento de la dirección de los equipos, la creación de estrategias y su aplicación de manera eficaz para alcanzar los objetivos, la comunicación eficaz, la alineación de los objetivos en toda la organización, el desarrollo de los empleados, la responsabilidad y el mejor uso de los recursos.

Así que, para resumirlo, la efectividad organizacional se refiere a cómo una organización ha alcanzado la plena conciencia de sí misma debido, en parte, a:

• Los líderes que fijan objetivos bien definidos para los empleados y esbozan formas de ejecutar eficazmente esos objetivos.
• La gestión de los procesos de toma de decisiones y los canales de comunicación son claros.
• Empleados comprometidos - que son seleccionados cuidadosamente y remunerados de forma justa - que producen un trabajo que da prioridad a los resultados.

¿Por Qué es Importante la Eficiencia Organizacional?

Cuando pensamos en eficacia probablemente pensemos en ejemplos de personas de éxito como Mark Zuckerberg o Steve Jobs; pero en un contexto organizacional, la eficacia puede ser más difícil de definir. Una cosa es tener una empresa de éxito, pero que sea eficaz o no es diferente.

Puedes tener mucho éxito, pero si además fueras eficaz, tu éxito aumentaría considerablemente. Cuanto más eficaz sea una organización, más posibilidades tendrá de sobrevivir y prosperar a lo largo de los años. Hay que saber que la implementación de procesos organizacionales para ser más eficaces es algo que hay que aprender y practicar a diario, es un compromiso que hay que revisar y evaluar cada cierto tiempo para ver cómo está funcionando y ajustar las áreas que necesitan mejorar.

Un estudio de Bain & Company hace una interesante comparación entre un compromiso continuo con la eficacia de la organización y una serie de iniciativas puntuales que sólo ayuden a reducir los costes. La primera es comparable a una rutina saludable de comer bien y hacer ejercicio con regularidad, mientras que la segunda es similar a una dieta extrema. Aunque esta última puede funcionar a corto plazo y obtener resultados inmediatos, no "construye los músculos para mantener el cambio a largo plazo".

Ten en cuenta que el compromiso de mejorar el rendimiento y la eficiencia de la organización, no debe descuidar la salud de la empresa.

Los beneficios de la eficiencia en una organización pueden incluir:

• Mejora del Compromiso y el Rendimiento de los Empleados - La productividad de los empleados está directamente relacionada con los resultados y el rendimiento de los individuos. Esto, a su vez, afecta al rendimiento de la organización.
• Mejor Gestión - Esto puede significar una mejor formación de los directivos, una mayor comunicación entre éstos y los empleados, y la actualización de políticas y procedimientos, entre otras cosas.
• Disminución de Costes - La eficacia en cualquier empresa puede reducir los costes. Ese ahorro puede provenir de cualquier área que esté causando desperdicios: procesos anticuados, tecnología obsoleta, flujos de trabajo ineficaces, etc.
• Mejora del Compromiso y el Valor del Cliente - Un objetivo principal de cualquier empresa es maximizar el valor del cliente. Al mejorar la eficacia de los departamentos relacionados con el cliente, como la atención al cliente o la experiencia del cliente, las empresas pueden mejorar las relaciones y aumentar el valor del cliente.
• Mejor Uso de la Tecnología - Hoy en día, todas las organizaciones utilizan la tecnología digital, pero no siempre la utilizan bien. Los esfuerzos de adopción digital eficaces pueden mejorar los flujos de trabajo digitales, los conocimientos de los datos, los procesos empresariales, la formación de los empleados y muchas otras áreas empresariales.

Para los profesionales de la empresa, la principal preocupación en torno a la eficiencia organizacional no es sólo "¿Cuál es la importancia de la eficiencia organizacional?" Debería ser: "¿Cómo podemos mejorar el rendimiento y la eficiencia de la organización?".

Factores que Influyen en la Eficacia de la Organización:

• Variables Casuales - Variables independientes que pueden ser alteradas por la propia organización, como las políticas, las habilidades y comportamientos requeridos, las estrategias empresariales y las estrategias de liderazgo. Las variables casuales pueden determinar el curso del desarrollo dentro de una organización.
• Variables de Intervención - Son la motivación, los objetivos de rendimiento, la actitud, la lealtad y la percepción de los empleados y su capacidad para tomar decisiones eficientes, comunicarse e interactuar. Las variables intervinientes muestran la salud de una organización.
• Variables de Resultado Final - Son las pérdidas, los costes, los ingresos y la productividad. Las variables de resultado final reflejan los logros de una organización.

7 Maneras de Mejorar el Desempeño Laboral

Para conseguir un mejor rendimiento, estas son las áreas que debes comprometerte a mejorar:

1. Liderazgo - El desarrollo del liderazgo en la empresa es un aspecto crítico para mejorar el rendimiento. Los buenos líderes son los que crean una visión clara para la organización y sus equipos, definen y ejecutan estrategias y procesos y lideran con el ejemplo y la responsabilidad.
2. Estrategia - Una estrategia exitosa implica cambiar la identidad de una organización para incluir la eficiencia y la eficacia como valores fundamentales. A medida que tu empresa sea más conocida por su eficacia por parte de sus empleados y el mercado, estos importantes valores estarán más intrínsecamente implicados en cada objetivo.
   
   La eficiencia organizacional debe simplificar y aclarar los objetivos de una empresa. Cuanto más claros sean los objetivos a nivel estratégico, más fácil será alinearlos con los demás departamentos.
3. Comunicación - Es bien sabido que toda organización necesita una comunicación eficaz para que toda la información se transmita de forma fluida y correcta a otras personas de manera precisa. Todo lo que ocurre en una empresa se debe al intercambio de mensajes dentro de ella, y por eso es crucial una comunicación eficaz y estratégica.
   
   Una buena comunicación asegura que el impacto del mensaje está en consonancia con las estrategias establecidas para que todo se entienda completamente. Cuando te comuniques, controla tus palabras y asegúrate de que tus afirmaciones son claras. Una comunicación transparente mantendrá el foco en los objetivos principales y evitará contratiempos, retrasos en las tareas y excusas.
4. Rendición de Cuentas - Para mejorar el rendimiento laboral, es importante darse cuenta de que la eficacia de la organización depende en gran medida de la responsabilidad. Toda organización debe crear un entorno en el que cada persona sea responsable de los objetivos y las tareas en las que participa.
   
   La rendición de cuentas determina la eficacia con la que los empleados realizan sus tareas, por lo que una organización debe contar con sistemas eficaces de rendición de cuentas para mantener unas expectativas claras y alineadas en toda la organización.
5. Rendimiento y Métricas - Sí, el departamento de RRHH es responsable de traer a la empresa los mejores talentos y de formarlos bien para que cumplan las expectativas. Pero el rendimiento de los empleados no depende sólo de sus habilidades, sus líderes también son responsables de mantener su rendimiento en el camino correcto. La mejor manera de hacerlo es utilizando métricas adecuadas que motiven y alienten a los empleados, a la vez que los hacen responsables. La elección de las métricas correctas para medir es extremadamente importante, puedes obtener algo de ayuda haciendo las siguientes preguntas:
   
   - ¿Cuáles son los objetivos concretos que persigue mi equipo?
   - ¿Están claramente definidos por los jefes de equipo?
   - ¿Cómo y con qué intervalo se evaluarán los progresos?
   
   Son los líderes quienes establecen y mantienen el sistema de medición para seguir el progreso y revisar el estado de éste regularmente. Consulta nuestro artículo "Retorno de Inversión de la Gestión de Personas" para saber más sobre este asunto.
6. Comportamiento - El comportamiento recurrente, ya sea bueno o malo, es el punto en el que los esfuerzos para lograr la eficacia de la organización tienen más probabilidades de ir cuesta abajo o cuesta arriba, dependiendo de dicho comportamiento. Para construir una organización sana en la que destaquen los comportamientos positivos, es necesario identificar momentos puntuales y que sobresalgan en el funcionamiento diario de la empresa, hablar de las formas en que los empleados deberían cambiar su comportamiento en determinados momentos e implementar sistemas para reforzar estos comportamientos e incentivar las buenas elecciones.
7. Cultura - El nivel de compromiso laboral desempeña un papel importante para lograr la eficacia y un mejor rendimiento de la organización. Los empleados motivados suelen rendir mucho más, por lo que es fundamental crear una cultura que valore ampliamente la eficacia. Innumerables estudios han subrayado la correlación entre el compromiso laboral y el rendimiento general de la organización. El compromiso de los empleados debe estar siempre en lo más alto de tu lista de prioridades para mejorar el rendimiento de la organización.
   

Como puedes ver, cada punto expuesto tiene algo que ver con el anterior. Esperamos sinceramente que estas estrategias organizacionales te ayuden en tu búsqueda de la eficacia y el logro de tus objetivos organizacionales. Recuerda que Hirebook está aquí para ayudarte a aprovechar los OKRs, KPIs, check-ins y 1-a-1s para que puedas empezar a ver los beneficios de la gestión del rendimiento en tu empresa.

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