¿Qué Son las Reuniones One on One? 8 Pasos para Tener Sesiones Uno-A-Uno Efectivas

Al añadir estructura a tus sesiones uno-a-uno (o en inglés: “one on one” o “one to one”), puedes prepararte eficientemente para tus juntas con tu subordinado y usar tu tiempo de forma más efectiva.

Índice de Contenido:

1. Ventajas de las Reuniones One on One
2. Mejores Prácticas para tus Reuniones One on One
   
   

Ventajas de las Reuniones One on One

Las relaciones entre gerentes y empleados están en el primer plano para lograr el éxito del equipo. Cuando se hacen bien, elevan el rendimiento y el compromiso, ayudándote a alcanzar más rápidamente los objetivos del equipo. Lamentablemente, muchas organizaciones no le han dado la prioridad necesaria a este tipo de reuniones y de comunicación y se están perdiendo de los beneficios asociados con las relaciones sólidas entre gerentes y empleados. 

En la actualidad, puede parecer que nuestras agendas están inundadas de reuniones y personas que llaman nuestra atención...  Pero establecer un tiempo recurrente para establecer una sesión uno-a-uno (one-on-one / one to one) significa que estás priorizando tanto el desarrollo de tu equipo como el tuyo propio. Dedicar tiempo para charlar con tus subordinados te da una valiosa visión del progreso de tu equipo y sus objetivos, y te permite poner al día a tu propio gerente en cuanto a las iniciativas clave. 

Aquí te mostramos las mejores prácticas para llevar a cabo reuniones uno-a-uno con tu equipo. 

Mejores Prácticas para tus Reuniones One on One

• Crea y Comparte una Agenda.  Las agendas deberían ser propiciadas por los empleados para darte un vistazo directo a la cantidad de trabajo que tienen. Crea un espacio dedicado para añadir elementos a la agenda y revisar elementos de acción de juntas anteriores. Comparte la agenda antes de una reunión laboral para que tanto tú como tu empleado puedan llegar preparados con soluciones y retroalimentación.

• Establece un Horario Consistente. La pauta general es tener una reunión al menos quincenalmente. Las reuniones deberían durar al menos treinta minutos, lo que les permite a ti y a tu empleado discutir elementos de la agenda y compartir actualizaciones relevantes en sus tareas y objetivos. Intenta no cancelar - pues esto no solamente envía un mensaje a tu empleado de que no es tu prioridad, sino que puede disminuir la moral del equipo y, a la larga, ocasionarte más trabajo a ti. 

Problemas que pudieron ser resueltos en una reunión de trabajo o one to one de 30 minutos ahora se convierten en correos que llenan tu bandeja de entrada y te distraen de tus propios proyectos. 

• Sé Presente. Las sesiones ‘one on one / one to one’ son un momento importante para fomentar una conexión de equipo más fuerte. Ahora que estás aquí, abstente de responder otros correos electrónicos mientras escuchas las actualizaciones de tus empleados. En su lugar, silencia tus dispositivos para poder dedicar toda tu atención a lo que sucede con tu equipo  y sus objetivos. Estar presente en la reunión ayuda a tus empleados a sentirse respaldados ante cualquier complicación o reto que puedan tener.
• Reconoce las Victorias. Comienza cada reunión reunión one to one reconociendo alguna pequeña victoria que haya ocurrido desde la última vez que se reunieron. Este tipo de reconocimiento ‘informal’ es genial para la moral y establece un tono positivo para el resto de la reunión. Incluso si anticipas una conversación complicada, este pequeño paso le enfatiza a tu empleado que reconoces y valoras sus éxitos.
• Profundiza en lo que está Sucediendo. ¿Qué clase de preguntas estás haciendo en tus sesiones uno a uno? ¿Son preguntas a nivel superficial o generales como "¿En qué estás trabajando ahora?"? ¿O estás usando este tiempo para preguntar sobre posibles bloqueos, áreas potenciales de apoyo extra, y lo que quieren lograr en el futuro? 

Preguntas más profundas permiten conversaciones más profundas, que fomentan más confianza y colaboración.

• Enfócate en el Desarrollo. Ya sea que tengas un empleado con dificultades o uno de alto rendimiento, las reuniones one on one / one to one son un excelente espacio para ofrecer apoyo adicional o formular una estrategia para desarrollar su profesión. Desarrolla tus habilidades de orientación ayudando a tus empleados a encontrar soluciones a los problemas a los que se enfrentan, o ayudándoles a desarrollar un plan para crecer en su profesión. 

• Sesiones Uno a Uno Remotas. A medida que más empresas se mueven hacia el trabajo a distancia o trabajo remoto, puede que te preguntes cómo conducir una reunión de trabajo o llevar a cabo una reunión uno-a-uno / one to one efectiva cuando no puedes reunirte físicamente con tu equipo. Sin embargo, se aplican las mismas reglas generales. Sigue los mismos principios de las reuniones one on one regulares, pero ahora será más importante reunirse de manera consistente e indagar en cualquier problema potencial que pueda no ser inmediatamente aparente. 

• Próximos Pasos: Al final de cada sesión uno a uno / one to one, documenta los siguientes pasos a tomar y las acciones esperadas para que no desaparezcan en el limbo. Puedes elegir darles seguimiento en la próxima reunión o a medida que se vayan completando para que los elementos importantes no se pierdan. 

Con algo de estructura y enfoque, las reuniones uno a uno pueden ser una forma atractiva de mantener y apoyar a tu equipo. Concéntrate en construir una relación gerente-empleado más sólida para desarrollar un compromiso e impulsar la productividad en el trabajo. Al compartir tu tiempo y orientación con tu equipo, construyes una relación con tu empleado, les ayudas a resolver sus problemas más urgentes y a alinearlos con los objetivos de la organización. ¡Descubre cómo las sesiones uno-a-uno de Hirebook pueden ayudarte a darle superpoderes a tu equipo!