Prácticas de Onboarding: Proceso de Inducción de Personal Nuevo

La integración de un nuevo empleado en una empresa requiere un proceso de inducción e incorporación efectivo. Debe ser una experiencia positiva y estructurada para asegurar que el nuevo empleado entienda la cultura de la empresa, sus tareas y actividades y le proporcione las herramientas y recursos para realizar su trabajo.

Algunas personas podrían pensar que hay varios tipos de inducción o que un proceso de incorporación no es tan difícil, pero para asegurar altas tasas de retención, los primeros días de un nuevo trabajador son determinantes. Los nuevos empleados probablemente tuvieron que renunciar o rechazar otro trabajo para venir a trabajar con nosotros, y lo más probable es que no se decidieron basándose únicamente en los beneficios monetarios, y la mayoría de las veces estos beneficios no serán suficientes para quedarse si se sienten incómodos. Una incorporación exitosa y un proceso de inducción de personal satisfactorio debe llevar a los nuevos empleados hacia el éxito, proporcionando apoyo, compromiso y responsabilidad; y también debe garantizar que tu empresa cuente con los mejores talentos trabajando al máximo.

Para ayudarte en este proceso de recursos humanos, decidimos compartir contigo las mejores prácticas para dar la bienvenida a tus nuevos empleados en un ambiente cálido y de alto rendimiento:

1. El Onboarding Comienza Antes de su Primer Día de Trabajo

Una vez que tu prospecto acepta tu oferta, probablemente se entusiasmará por conocer todos los aspectos de tu empresa y su papel. Es importante mantenerse en contacto con ellos desde el momento en que aceptan hasta el momento en que realmente se unen a la compañía, lo que puede tomar alrededor de una o dos semanas. Envíales un correo electrónico con toda la información que necesitarán para unirse a su primer día completamente preparados: estacionamiento, código de vestimenta, sala de descanso, a qué hora y dónde se reunirán ese primer día, su horario del día, cómo comunicarse con sus futuros colegas o un directorio, etc. También es muy importante asegurarles que estás disponible en caso de que tengan alguna pregunta.

Mientras tanto, asegúrate de que están correctamente introducidos en el sistema y de tener sus credenciales listas para cuando lleguen. Prepara su espacio con antelación y, si es posible, pregúntales cuáles son sus preferencias en cuanto a equipamiento, esto demostrará a tu futuro empleado que la compañía realmente se preocupa por su comodidad y bienestar y que empezarán su trabajo con una gran motivación.

Haz una agenda completa de sus primeros días, planificando con quién necesitan reunirse, enseñando la cultura de la empresa, etc., cada nuevo empleado se siente como un ciervo cegado por las luces, así que cuanto más se tranquilicen, mejor.

2. Anuncia la Nueva Adquisición

No importa si tu empresa es grande o pequeña, al tener un recién llegado mucha gente en diferentes departamentos no sabrá o notará cuando un nuevo empleado se une a la empresa. Tal vez algunas personas en otros equipos o departamentos nunca colaborarán con el nuevo empleado, pero eso no significa que no deban saber acerca de él.

Un buen ejemplo de inducción de personal para notificar la llegada del nuevo trabajador es compartir un anuncio, ésta es una gran práctica que permite que todos sepan quiénes se van a unir y qué van a hacer. Cuando envíes el anuncio, debes incluir su nombre, foto, cargo, tal vez un par de puntos destacados académicos o de trabajo y algunos datos divertidos que ayudarán a otros a familiarizarse con el novato. Recuerda copiar a tu nuevo empleado en la cadena, para que todos puedan darle la bienvenida.

3. Sesión de Orientación

Ahora estamos llegando al proceso habitual de inducción de personal nuevo. Ahora que tu nuevo empleado ha entrado en tu empresa, es hora de hacer una sesión de orientación. Aquí le explicarás todo sobre la misión de la empresa, los valores, las reglas, los códigos de conducta, etc. Aquí también puedes hacer que terminen el papeleo que necesita el departamento de recursos humanos para unirse oficialmente a la empresa. 

Si tienes otras nuevas contrataciones, trata de tener esta sesión con todos, de esta manera puedes ahorrar algo de tiempo y los nuevos empleados tendrán la oportunidad de relacionarse entre ellos.

No conviertas esta sesión en una especie de "conócenos sólo a nosotros", sino que aprovecha esta oportunidad para aprender un poco más sobre ellos y realiza actividades para que se sientan bienvenidos. Intenta involucrar al mayor número posible de personas, como líderes senior, personal de nómina y otros colegas de su nivel, y haz que compartan un poco sobre su trabajo y su experiencia en la empresa.

4. Proporciona un Mentor

La primera semana es siempre la más difícil para un nuevo empleado. E incluso cuando se reúnen con sus gerentes o supervisores, es probable que ellos estén ocupados cuando tengan dudas sobre sus tareas, el software o cualquier otra cosa. Es importante verificar quién de su equipo podría ser ese mentor sin poner en peligro el cumplimiento de sus tareas.

Un compañero de equipo experimentado puede ayudar a tu nuevo empleado a entender mejor la importancia de sus tareas e incluso puede llevarlos por las instalaciones y presentarles a otros colegas con los que interactuarán. Tener un colega asignado para ayudarles es un gran alivio para el nuevo empleado y es otra oportunidad para ayudarles a vincularse fácilmente con su equipo. Echa un vistazo a nuestro artículo "¿Cómo Generar Buen Trabajo en Equipo?" para saber más sobre cómo inculcar la colaboración entre los empleados.

5. Arma un Manual

Dale a tus empleados un manual de inducción de personal con toda la información que necesitarán. Los primeros días estarán cargados de información y a veces es difícil recordarlo todo. Durante las sesiones de onboarding, entrega a tus nuevos empleados un manual que contenga los aspectos más destacados de la empresa, como la misión y los valores fundamentales, y las políticas de la empresa; y también incluye gráficos importantes como el organigrama, el mapa de las instalaciones y el directorio de empleados.

Incluso podrías pedir a tus empleados actuales ideas sobre qué más incluir en este manual, como lo que les hubiera gustado saber durante sus primeros días en la empresa.

6. Pide Retroalimentación

Al final del proceso de incorporación, asegúrate de preguntar a los nuevos contratados qué piensan al respecto o si falta algo. Su aportación puede ser muy útil para mejorar este proceso para los futuros empleados, ya que el proceso de inducción es algo que debe evolucionar a medida que la empresa crece.

Ofrece a tu nuevo empleado una repetición, normalmente los primeros días están repletos de información y actividades, así que es muy útil mantener la puerta abierta para una repetición sobre un determinado tema en caso de que se les olvide o se les pase algo. Esta opción también podría estar disponible para tus empleados con mayor antigüedad, todos necesitan refrescar la información de vez en cuando.

7. No Desaparezcas

Cuando el proceso de inducción de personal llega a su fin, normalmente dejamos que nuestros novatos vuelen y estén solos cuando pasamos a nuestras próximas contrataciones. Ten en cuenta que tú eres la primera persona con la que un nuevo empleado tiene contacto y con la que se siente más cómodo al principio. Incluso cuando no eres su supervisor directo, una de las mejores prácticas que podemos recomendar es hacer Check-In con tu no tan nueva contratación después de unos 3 meses, y pregúntales cómo les ha ido y cómo se sienten en sus primeras semanas, si hay algo con lo que necesiten ayuda o un problema que no se sientan cómodos discutiendo con su gerente. 

Al fomentar una fácil integración en la empresa, te aseguras de que tus empleados se comprometan rápidamente y que empiecen a realizar sus tareas sin problemas y casi sin baches en el camino. Recuerda que tú elegiste a tu empleado y el empleado te eligió a ti por una razón, no lo defraudes y seguramente no te defraudará. ¡Esperamos que cada ejemplo de inducción de personal expuesto en este artículo te ayude a darle la mejor bienvenida a cada nueva contratación!

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