Para reafirmar una frase común: OKRs y Scrum: Una metodología dividida por dos léxicos
Hay algunas cosas que quiero decir por adelantado:
1) No hay una metodología "sancionada" para construir OKRs (en gran parte porque no hay una "autoridad sancionadora"). Los OKRs son realmente la primera práctica de gestión "crowdsourced" o de origen popular.
2) A diferencia de los OKRs, hay metodologías "sancionadas" por Scrum y un seguimiento profundo de estos pasos. Mis referencias a Scrum y la terminología proviene en gran medida del trabajo de Jeff Sutherland y Ken Schwaber, pero reconozco que las organizaciones utilizan palabras diferentes a las que ellos propusieron.
3) Mi empresa de consultoría, pm2, ha estado utilizando un enfoque de tipo Scrum para implementar soluciones de tipo OKR desde 1992. Este artículo se basa en los más de 3.500 talleres de Scrum/OKR que hemos impartido a lo largo de los años. (Puedes obtener más información sobre este enfoque aquí.)
4) Estoy respaldando mi experiencia en OKR con lo que he aprendido a través de la mayoría de los cursos de "Certificación OKR" disponibles en los diversos proveedores de software y otros consultores.
Todo esto para decir que este artículo se basa en mis opiniones, que muchas personas antes que tú han decidido rebatir. Lo ofrezco como un artículo de reflexión, no como la respuesta definitiva.
Este artículo pretende mostrar los paralelismos entre la metodología Scrum y las "prácticas comunes de construcción de OKR". Me parece que las similitudes son asombrosas, pero las diferencias en la terminología han causado dificultades en algunos de nuestros proyectos. Me gustaría que nuestros aprendizajes sean de beneficio tanto para los practicantes de Scrum como de OKR mientras trabajan juntos.
La terminología parece encajar en tres categorías:
1) Términos recién acuñados que son exclusivos de Scrum o de los OKR (por ejemplo, Scrum Master, Campeón de OKR, etc.)
2) Palabras de uso común que tienen una aplicación única en Scrum o en OKR (por ejemplo, Tribu, Historia, Épica, etc.)
3) Palabras que han sido de uso común en los negocios durante décadas y que han sido redefinidas para Scrum u OKR (por ejemplo, Iniciativa).
El nº 1 mencionado anteriormente rara vez causa problemas, porque sabemos que no sabemos lo que significan e investigamos lo que significa la palabra o el título. Pero los números 2 y 3 siempre causan problemas porque asumimos que sabemos lo que significan, no los investigamos en este contexto, y nos encontramos hablando en sentido contrario.
La terminología de Scrum está diseñada en torno a las tareas de desarrollo de software. Los conceptos de OKR relacionados pueden ser para:
a) La fase de construcción de los OKRs - Cuando una organización está construyendo sus OKRs por primera vez.
b) Gestión de la empresa - Los ciclos repetidos (trimestrales) de actualización/uso/revisión de los OKR.
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Palabra de Scrum |
OKR - Concepto relacionado con la construcción |
El concepto de OKR de la empresa |
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Historia - También conocida como "historia de usuario" o "tarea". Requisitos o peticiones breves redactados desde la perspectiva de un usuario final. El trabajo que debe hacer el software; el servicio que debe prestar a los usuarios finales. Por ejemplo: Los usuarios de ordenadores de sobremesa necesitan un botón de "pantalla de inicio" en la esquina superior derecha. |
Requisitos funcionales - una capacidad específica requerida dentro de la solución OKR. Por ejemplo: Capacidad de ver los OKRs por región. |
N/A |
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Subtarea - son elementos necesarios para hacer posible una historia. |
Elementos de diseño de la solución OKR necesarios para habilitar la funcionalidad requerida. Por ejemplo: Crear Códigos de Categoría para cada región. |
N/A |
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Epics - son grandes conjuntos de trabajo que pueden dividirse en una serie de tareas más pequeñas (llamadas historias). |
Fase -una subsección definida de una iniciativa global, normalmente definida por el hito final, el periodo de tiempo o el producto final. En el ejemplo de la creación de OKR: Desarrollar e implementar OKRs para la unidad de negocio ____. |
N/A |
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Iniciativas -son conjuntos de epopeyas que conducen a un objetivo común. Ejemplo: Disminuir el coste de entrada en nuevos mercados. |
Iniciativas -"Iniciativas" en el mundo de las prácticas de gestión suele significar "un conjunto de proyectos". Ejemplo: Disminuir el coste de entrada en nuevos mercados. En el caso de la construcción de OKR, podría ser la colección de proyectos "Construcción de OKR". |
Iniciativas -"Iniciativas" en el mundo de las prácticas de gestión suele significar "un conjunto de proyectos". Ejemplo: Disminuir el coste de entrada en nuevos mercados. En el caso de la construcción de OKR, podría ser la colección de proyectos "Construcción de OKR". Estos pueden expresarse como Objetivos con Resultados Clave. |
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Tema - Grandes áreas de interés que abarcan toda la organización. |
Tema - Uno o más temas estratégicos a nivel corporativo, como "Perseguir la excelencia operativa" o "Entrar en nuevos mercados" que requieren múltiples OKRs a lo largo de varios trimestres para su consecución. Los temas estratégicos se suelen recoger en el ciclo de planificación estratégica y se documentan en declaraciones estratégicas. |
Tema - Uno o más temas estratégicos a nivel corporativo, como "Perseguir la excelencia operativa" o "Entrar en nuevos mercados" que requieren múltiples OKRs a lo largo de varios trimestres para su consecución. Los temas estratégicos se suelen recoger en el ciclo de planificación estratégica y se documentan en declaraciones estratégicas. |
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Sprint - un periodo fijo, normalmente no superior a un mes, en el que se planifica, ejecuta y revisa el trabajo. Un ciclo de trabajo repetitivo, también conocido como iteración. En el Scrum tradicional, un Sprint dura 30 días, pero muchos equipos prefieren sprints más cortos. Durante el sprint, un equipo se compromete a entregar un conjunto específico de características y nada más. |
Horizonte temporal de proyecto - el plan del proyecto para cada fase de la aplicación del OKR. |
Ciclo OKR - un período fijo en el que se produce el siguiente ciclo: Actualización/desarrollo del OKR, funcionamiento de la organización, reuniones de revisión del rendimiento del OKR y CFR, actividades de cierre del período. Normalmente, el ciclo de OKR es un trimestre comercial (tres meses). |
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Producto Mínimo Viable. La primera versión de un producto para los usuarios, que incluye el número mínimo absoluto de características necesarias para crear valor para los usuarios. |
Producto Mínimo Viable.La versión más sencilla de la solución OKR que puede lanzarse y utilizarse para gestionar eficazmente el ámbito de la organización. |
Producto Mínimo Viable..La versión más sencilla de la solución OKR que puede lanzarse y utilizarse para gestionar eficazmente el ámbito de la organización. |
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Tipos de reuniones ("eventos") |
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Palabra de Scrum |
OKR - Concepto relacionado con la construcción |
El concepto de OKR de la empresa |
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Eventos - El propósito de los eventos de Scrum es "crear regularidad" y "minimizar la necesidad de reuniones". Estos eventos forman parte de un Sprint. |
Gobernanza de Proyecto - las reuniones de revisión del rendimiento del proyecto. |
Gobernanza Corporativa -el calendario de reuniones preestablecido para revisar el rendimiento de la organización/departamento/individual. |
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Planificación de Sprint - un evento para planificar las historias, el trabajo, el equipo y el calendario para lograr el Objetivo de Primavera. |
Planificación de Proyecto - Esta es una función bien establecida, que suele desempeñar un gestor de proyectos certificado. |
N/A |
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Scrum Diario - una reunión diaria para coordinar al equipo e informar a sus miembros de los bloqueos y riesgos. |
Reunión Diaria Stand-Up - Huddle diario: reuniones de 10 a 20 minutos, normalmente sin sillas (de ahí lo de "de pie"), en las que se tratan los temas de diseño de OKR del día. |
Reunión Diaria Stand-Up - Daily Huddle - Reuniones de 10 a 20 minutos, normalmente sin sillas (de ahí lo de "de pie"), en las que se tratan los temas de diseño de OKR del día. El Daily Huddle mantiene a los equipos de gestión coordinados, centrados, responsables y eficientes. Esta reunión garantiza que todo el mundo sepa lo que ocurre cada día. El Huddle también proporciona una forma rápida de obtener respuestas a cualquier pregunta interfuncional. |
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Revisión de Sprint - un evento que tiene lugar al final de cada sprint, y es donde el equipo de desarrollo demuestra a las partes interesadas las partes del producto que han completado durante el sprint. |
Lanzamiento de Sistema OKR -Desde nuestra experiencia, está bien establecido que no importa cuánto tiempo pases en una conferencia (sala), nunca podrás pensar en una gran solución OKR. Al igual que montar en bicicleta, la única manera de establecer una gran solución OKR es empezar a montar (usar). |
N/A |
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Retrospectiva de Sprint - un evento que tiene lugar después de la revisión, el equipo celebra esta reunión interna en la que cada miembro discute lo que ha ido bien durante el sprint, lo que no ha funcionado bien y cómo pueden hacer mejoras para el siguiente sprint. |
Revisión de Proyecto - Una revisión del proyecto de construcción de OKR que cubra lo que ha ido bien y lo que podría mejorarse para la siguiente área a través del proyecto de construcción de OKR. Actualizar la metodología de OKR de su organización. |
Actividades de Cierre de Trimestre - actividades que se realizan al final del trimestre para revisar lo que ha ocurrido, las oportunidades que hay, lo que no ha ido bien, etc. como aprendizaje para preparar el siguiente trimestre. |
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Scrum de Scrums - Si dos equipos colaboran en un mismo proyecto -digamos, un equipo interno y otro remoto- cada uno puede tener su propio scrum master. |
Revisión de Iniciativa OKR - Una revisión entre áreas para ver si varias áreas están construyendo sus OKRs al mismo tiempo. Se utiliza para garantizar la coherencia y tratar los OKRs interfuncionales. |
Revisión del OKR a diferentes niveles de la organización (departamento, división, corporativo, etc.) |
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Informes de progreso (artefactos) |
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Palabra de Scrum |
OKR - Concepto relacionado con la construcción |
El concepto de OKR de la empresa |
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Artefactos - información clave sobre el progreso en curso del sprint que el equipo Scrum necesita saber. El equipo Scrum centra sus esfuerzos en estos artefactos para asegurar el progreso, la transparencia y una comprensión compartida. Hay tres productos de artefactos: Product Backlog, Spring Backlog y El Incremento. |
Medición del progreso del proyecto |
Resultados Clave - métricas que se asocian a los Objetivos Específicos. |
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Backlog del Producto - un tipo de artefacto que enumera todos los elementos que requiere el producto, incluidos los cambios del producto y su estado de realización. |
Tareas del proyecto - una lista de las etapas de construcción del OKR y el estado de cada una de ellas. |
N/A |
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Backlog del Sprint - un tipo de artefacto que controla el trabajo pendiente necesario para cumplir el objetivo del Sprint. |
N/A |
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Backlog - La lista de historias de usuario que el equipo entregará a lo largo del tiempo. No incluye las fechas en las que se lanzarán las características; el equipo se limita a agitar las tareas a lo largo del tiempo. |
N/A |
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Roles |
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Palabra de Scrum |
OKR - Concepto relacionado con la construcción |
El concepto de OKR de la empresa |
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Parte Interesada - alguien -fuera de los roles de scrum- que se ve afectado o impactado por el proyecto. Puede ser un cliente, pero también puede ser, por ejemplo, el enlace de su empresa con el cliente, o miembros de otro equipo. |
Parte Interesada - alguien -fuera de los roles de scrum- que se ve afectado o impactado por el proyecto. Puede ser un cliente, pero también puede ser, por ejemplo, el enlace de su empresa con el cliente, o miembros de otro equipo. |
Parte Interesada - alguien -fuera de los roles de scrum- que se ve afectado o impactado por el proyecto. Puede ser un cliente, pero también puede ser, por ejemplo, el enlace de su empresa con el cliente, o miembros de otro equipo. |
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Propietario del Producto - la persona que representa los intereses de las partes interesadas. Produce las Historias de Usuario que deben construirse. Es el principal responsable de lo que será el producto, y debe tomar cientos de decisiones: por ejemplo, qué características tienen más valor para el negocio, qué opiniones son más importantes y cuál es el conjunto mínimo de características necesario para el lanzamiento. Esta persona prioriza el trabajo y tiene en cuenta tanto el valor comercial como los aspectos técnicos. |
Patrocinador - es la persona que representa los intereses de las partes interesadas. Se asegura de que las PYMES y los recursos estén disponibles, y ayuda a resolver cualquier problema de diseño. Actúa como puente de comunicación entre el proyecto OKR y las partes interesadas. |
Campeón OKR - es la persona que garantiza que los OKR se utilicen y mantengan correctamente, que se mantengan las normas y que el proceso se mejore continuamente. |
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Equipo de Desarrollo - el equipo que ejecuta todas las tareas. |
Equipo de OKR - el equipo que realmente desarrolla los OKRs. |
N/A |
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Scrum Master - Es la persona que facilita el proceso de acuerdo con el marco de trabajo de Scrum, soluciona los problemas y se asegura de que los recursos estén disponibles. |
Campeón OKR - Supervisa el proceso de creación de OKR, soluciona los problemas y se asegura de que los recursos estén disponibles. Dirige las sesiones diarias, mantiene al equipo coordinado y se asegura de que se adhiera a la metodología local en la medida de lo posible. |
N/A |
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Tribu - Conjunto de escuadras que trabajan en una misma área de negocio. Ejemplo: Tribu de Aplicaciones Móviles. |
N/A |
N/A |
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Squads - pequeños grupos de personas que poseen una determinada parte de la funcionalidad de extremo a extremo. También conocido como Equipo Scrum, tienen un Product Owner dedicado. Ejemplo: el Escuadrón de Búsqueda. |
Equipos - Personas que colaboran para trabajar en una parte del proceso del flujo de valor. |
Equipos - Personas que colaboran para trabajar en una parte del proceso del flujo de valor. |
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Capítulo - un grupo que trabaja en un área especial, como las "aplicaciones de back office", que existe en varias escuadras. Mientras trabajan dentro de su escuadra, los miembros del capítulo pueden celebrar una reunión entre escuadras para establecer herramientas, enfoques, interfaces, etc. comunes. |
Función Empresarial - También conocido como departamento. Personas que trabajan en el mismo proceso, normalmente haciendo una mezcla de tareas diferentes pero relacionadas. |
Función Empresarial - También conocido como departamento. Personas que trabajan en el mismo proceso, normalmente haciendo una mezcla de tareas diferentes pero relacionadas. |
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Gremio - una comunidad de miembros con intereses comunes. Son grupos de personas de toda la organización que quieren compartir conocimientos, herramientas, código y prácticas. Ejemplos: Tecnología Web o Automatización de Pruebas. |
Expertos en la Materia - (SME's) - individuos que tienen un profundo conocimiento en áreas específicas. |
Expertos en la Materia - (SME's) - individuos que tienen un profundo conocimiento en áreas específicas. |
Esperamos que este artículo te permita establecer paralelismos entre los procesos de OKR y Scrum, te ayude a acordar la terminología en tu organización y haga más fluida la comunicación entre los diferentes equipos.
No se puede exagerar la importancia de utilizar la metodología correcta: es una estrategia empresarial tan importante como el crecimiento del marketing o el desarrollo tecnológico. El software de Hirebook permite a los equipos establecer objetivos y mantener las conversaciones frecuentes sobre el rendimiento necesarias para tener éxito.
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