Todos hemos tenido la sensación de que el día se nos ha pasado volando y apenas hemos hecho nada, ¿a dónde se han ido todas esas horas? Si lo pensamos bien, la gestión del tiempo no consiste en gestionar el tiempo en sí, sino en gestionarse a uno mismo.
La forma en que organizamos y gestionamos nuestro tiempo afecta directamente a nuestro rendimiento, nuestros resultados, e incluso nuestro equipo de trabajo; pero a muchos nos cuesta gestionar nuestro tiempo de forma eficaz. Si utilizamos técnicas de gestión del tiempo que se adapten a nuestro estilo de vida, podremos aprovechar al máximo nuestro día, realizar las tareas más rápidamente y aprender a priorizar lo que hay que hacer con más urgencia y que tendrá más impacto.
Pero no todas las metodologías y técnicas de gestión del tiempo son buenas para todos, todos aprendemos de forma diferente y necesitamos diversos estímulos según el tipo de persona que seamos o la situación en la que nos encontremos. Una persona visual puede necesitar métodos de codificación por colores para programar sus actividades, mientras que una persona auditiva podría utilizar diferentes alarmas. Y un ama de casa puede necesitar gestionar su tiempo de forma diferente a un estudiante universitario.
La clave para una gestión empresarial eficaz del tiempo es averiguar qué es lo que mejor funciona para ti. Pero hemos reunido las mejores estrategias de gestión del tiempo que se adaptan a (casi) todo el mundo.
Suena redundante y bastante obvio, pero la mayoría de las personas no saben priorizar correctamente los objetivos y las tareas, y acaban súper estresadas intentando tenerlo todo hecho a duras penas para cumplir el plazo. Si no tienes un conjunto claro de objetivos, lo más probable es que hagas lo que "parece" más urgente o lo que se te cruce primero. También te distraerás constantemente con cualquier sonido u objeto brillante a tu alrededor porque no te concentrarás del todo en lo que hay que hacer y por qué.
Tienes que hacer una evaluación de la gestión del tiempo para averiguar cuáles son tus verdaderas prioridades y distribuirlas en consecuencia, estableciendo objetivos anuales, mensuales, semanales o diarios. Ahora que tienes esto listo, clasifica cada uno de estos objetivos utilizando el siguiente sistema:
Trabaja siempre primero en los objetivos más Urgentes e Importantes (A1), y luego avanza en tu lista de objetivos.
El 80/20, también conocido como Principio de Pareto, dice que el 20% de tus acciones son responsables del 80% de tus resultados. El objetivo de este principio es ayudarte en tu toma de decisiones para priorizar las tareas más eficaces para resolver los problemas.
Esta técnica de gestión del tiempo recibe su nombre por una cita de Mark Twain:
Esto significa básicamente que lo primero que debes hacer al comienzo de tu día son las tareas más difíciles y pesadas para quitártelas de encima y que te resulte más fácil hacer el resto de tus tareas. Además, esas "ranas" suelen ser las tareas que más repercusión tienen en la consecución de tus objetivos, por lo que suelen ser las que más procrastinas al empezar.
Lo creas o no, trabajar continuamente sólo afectará a tu productividad y concentración. Tienes que hacer descansos frecuentes para evitar el agotamiento y despejar tu mente para que pueda pensar mejor al volver al trabajo. Una de nuestras técnicas favoritas de administración y gestión del tiempo es la de Pomodoro, que establece que debes trabajar durante 25 minutos y luego hacer una pausa de 5 minutos, después de cuatro pausas (o cuatro pomodoros), tienes que hacer una pausa más larga, y repetir esto a lo largo del día.
Siempre que te tomes un descanso, intenta hacer algo diferente a desplazarte por tus redes sociales. Ve a dar un paseo, lee un capítulo del libro que estés leyendo o simplemente disfruta de una buena taza de café. Cualquier cosa que distraiga tu mente por completo del trabajo. Tomar descansos te hará sentirte renovado y te dará un buen impulso, por no mencionar que mejorarás significativamente tu gestión del tiempo y tu productividad.
¿Tienes idea de cuánto tiempo tardas en hacer una determinada tarea? Pensé que no lo sabías. No te preocupes, la mayoría de la gente no sabe realmente cuánto tiempo dedica a sus actividades diarias.
Saber cuánto de tu tiempo asignas a cada tarea y actividad te dará un mejor sentido de la planificación y podrás organizar tu jornada laboral con facilidad. Tienes que empezar a hacer un seguimiento de cuánto tiempo dedicas a cada actividad, puedes utilizar un software de seguimiento del tiempo, o puedes ir a la antigua usanza y utilizar tu Google Calendar para establecer las horas de inicio y finalización cada vez que te centres en una determinada tarea. Con el tiempo, podrás planificar cada día de trabajo asignando plazos para cada actividad, ¡e incluso establecer tus descansos!
La gente piensa ahora que la multitarea (multitask) es un punto fuerte, pero en realidad repercute negativamente en tu productividad y puede llegar a dañar tu cerebro. Un estudio realizado por la Universidad de Stanford demostró que cuando los multitareas (o multitaskers) se encuentran "en situaciones en las que hay múltiples fuentes de información procedentes del mundo exterior o que surgen de la memoria, no son capaces de filtrar lo que no es relevante para su objetivo actual. Esa incapacidad de filtrar significa que se ven ralentizados por esa información irrelevante".
Por lo tanto, es mejor hacer una cosa a la vez para mantener la concentración y el compromiso con el trabajo.
Una práctica eficaz de gestión de tareas consiste en organizarlas en cuatro cuadrantes distintos, clasificándolas en importantes y no importantes, y urgentes y no urgentes. Las tareas urgentes son las que deben hacerse inmediatamente. Las tareas importantes son las que contribuyen a tus objetivos a largo plazo. Así pues, lo ideal es que acabes dividiendo tus tareas en estas cuatro Ds.
Dominar las técnicas de administración y gestión del tiempo requiere tiempo y esfuerzo, pero seguro que te compensará a largo plazo y te preparará para el éxito en diferentes áreas de tu vida. Recuerda que puedes utilizar las funciones de Tareas y OKRs de Hirebook para ayudarte a tener una idea clara de todo lo que tienes que lograr y hacer un seguimiento eficaz de tu progreso.