Las Seis Fases de la Magia de las Reuniones de OKR

Los OKR son un 20% técnicos y un 80% sociales.

Brett Knowles

El 80% de los beneficios que generan los OKR provienen de las conversaciones que desencadenan.

El problema es que las reuniones son la herramienta más poderosa de la empresa. También son la herramienta más descuidada, subdesarrollada y mal aplicada que vemos en la mayoría de las organizaciones. (Las reuniones no son el objetivo; lo que buscamos es una empresa bien gestionada).

Las reuniones no se producen por casualidad: son un proceso como cualquier otro en tu empresa, y requieren un diseño cuidadoso, funciones específicas y una ejecución limpia.

El éxito de la mayoría de las reuniones está predeterminado en la fase de "preparación".

Hablamos un poco de esto en un artículo reciente (OKR - Consistencia, no Intensidad)

Cada círculo de la línea horizontal de la "cadencia de reuniones" representa el ciclo de reuniones que presentamos aquí.

La consistencia en la realización de estas reuniones es fundamental para obtener los beneficios sostenidos de los OKR.

Veamos cada etapa:

1. Actividades Recurrentes

Esto cubre las actividades diarias de tu negocio - las cosas que tus OKRs están cubriendo. Se clasifican en dos categorías: "procesos" y "proyectos" (más información sobre estos en un post posterior). Entre las reuniones hay que hacer cosas. Esta es la fase de hacer las cosas, que tiene lugar antes de cada reunión.

2. Recopilar Datos

Puede parecer obvio, pero antes de cada reunión hay que recopilar los datos de rendimiento. El truco aquí es asegurarse de que tus Resultados Clave (KR) estén disponibles con la misma cadencia necesaria para gestionar esa parte del negocio.

3. Preparación de la Reunión (la salsa secreta)

Aquí es donde ocurre la magia. Hay tres pasos principales:

1. Analizar (Propietario del Objetivo) - Analizar el rendimiento del último período y producir tu comentario. Teniendo en cuenta el rendimiento, escribe el análisis Qué / Entonces Qué / Ahora Qué (analiza más allá de la medida como se creó ese resultado).
2. Planificar las Reuniones (Líder) - Programar el tiempo para cada problema, programar a los expertos en la materia (SME) y otras funciones. Establece el orden del día en torno a problemas específicos para que la reunión los resuelva, el tiempo asignado a cada problema:
   * Organiza a los SMEs (Expertos en la Materia) en el momento exacto en que los necesita.
   * Garantiza la elaboración de las presentaciones necesarias.
   * Asigna los roles de la reunión (encargado del tiempo, SME, tomador de notas, facilitador...)
3. Prepararse (Todos) - Todos tienen que hacer su tarea - prepararse para la reunión. Revisa todos los OKRs y considera cómo tus actividades impactaron en ese desempeño y cómo tu área es impactada por el desempeño que ocurrió. Comparte con el Propietario cualquier experiencia o idea sobre el rendimiento antes de la reunión.

4. Dirigir la Reunión

Dirigir la reunión consiste en ceñirse al orden del día, hacer intervenir a los SME adecuados en el momento oportuno y escalar cuando sea necesario. Tener claro quién hace qué y cuándo.

5. Seguimiento

Cuando todo está dicho y hecho, es más lo que se dice que lo que se hace.

Lou Holtz

La segunda etapa más importante de la reunión, después de la "Preparación", es el "Seguimiento". Es muy importante que las cosas a las que te comprometes en la reunión, se hagan después de la reunión (y antes de la siguiente).

6. Actividades Recurrentes

Ahora toma lo que aprendiste en la reunión, y a lo que te comprometiste durante la misma, y lo aplicas a tus actividades cotidianas.

El Ciclo de las Reuniones

La etapa más importante es la Preparación. La entrada y el seguimiento también tienen que funcionar, pero las reuniones preparadas son un 25% más cortas y aumentan el rendimiento en un 20%. ¡Ambas cifras son del agrado de tu organización!

Hay más detalles en torno a cada etapa, pero esto te da la idea.

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