Síndrome de Burnout: 7 Maneras en que los OKR Ayudan a Resolverlo

Parte 3 de la serie de 3-partes "Síndrome de Burnout".

En este artículo, nos centramos principalmente en los aspectos de nuestras nuevas formas de trabajo (reuniones virtuales, trabajo desde casa, etc.) relacionados con la organización y el rendimiento personal. En esta tercera parte de nuestra serie “Síndrome de Burnout” ofrecemos soluciones y explicaciones sencillas a los problemas expuestos en nuestra primera parte y los síntomas expuestos en la segunda parte.

Siete Maneras en que los OKRs Resuelven el Síndrome de Burnout causado por el Trabajo a Distancia

Sin ningún orden en particular:

• Refuerza la Seguridad Psicológica de tu Equipo
  
  

Qué hacer:

• Asegúrate de escuchar atentamente en las reuniones individuales o de equipo, y responde de forma que el equipo se oriente hacia las soluciones sin emitir juicios ni culpar a nadie.

• Cuando surjan desacuerdos o conflictos, grandes o pequeños, ¡denúncialos! Es la forma más inmediata de despresurizar una situación, reconocer lo que ya está ocurriendo y avanzar hacia su resolución.

• Asegúrate de que tus OKR están respaldados por un marco de responsabilidad claro (por ejemplo, RACI o RAPID, etc.). Organiza siempre las reuniones de OKR con un facilitador que supervise el tono de la reunión y tenga autoridad para abordar los problemas que surjan.

• Si el entorno de tu equipo se siente habitualmente incómodo, ¡busca apoyo! Algunas intervenciones y acuerdos sencillos pueden aligerar el ambiente.

La seguridad psicológica básica es esencial para la práctica de los OKR:

Las conversaciones sinceras sobre el rendimiento son el corazón y el alma de la práctica de los OKR. Los miembros del equipo deben saber que pueden arriesgarse a hablar con transparencia sobre lo que funciona y lo que no. 

La seguridad psicológica no significa sentirse cómodo todo el tiempo, sino tener la suficiente confianza para abrirse y trabajar sobre temas incómodos. 

Asimismo, la revisión de los objetivos depende de un entorno de comunicación libre y de confianza. Ninguna persona o equipo se comunica a la perfección, por lo que hay que pensar en la seguridad psicológica como un proceso continuo de confirmación, salvaguarda y ajuste del entorno que necesitamos en el equipo para hacer nuestro mejor trabajo juntos.

Por qué es importante:

Cuando se requiere una estrecha colaboración para que el equipo funcione, estas cuestiones de "seguridad" se vuelven absolutamente críticas para la empresa. 

Los impactos de la pandemia en nuestros equipos, familias y comunidades estresan la comunicación en todos estos niveles. Así que el riesgo normal de una menor calidad de la comunicación en la comunicación asíncrona (correo electrónico, Slack o mensajes de equipo, etc.) se intensifica bajo los estresores de la era Covid, lo que resulta en un aumento de los "problemas de seguridad."

En menor medida, observamos un aumento de los "problemas de seguridad'' en las reuniones virtuales, en gran parte causados por la falta de control personal y las sutiles señales interpersonales que nos guían en las interacciones cara a cara. Cuando un equipo empieza a experimentar más falta de comunicación, irritabilidad o vacilación a la hora de decir lo que se piensa, es una oportunidad para hacerse con el problema de seguridad psicológica y mejorar el entorno. 

 

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• Crear una Cadencia Regular de Comunicación

Qué hacer:

Crea un ritmo regular para hablar y resolver los problemas.

Cómo los OKRs permiten una cadencia regular de comunicación:

La creación de un sólido ritmo de reuniones de OKR refuerza la claridad, la responsabilidad y el apoyo, todo al mismo tiempo. Todos saben que son responsables y que recibirán apoyo para superar los obstáculos. Lo contrario también es cierto: cuando el ritmo del equipo se rompe, la responsabilidad, la transparencia y el impacto del rendimiento de los OKRs se degradan.

Por qué es importante:

La solución en este caso es muy sencilla, y por eso mismo, ¡es muy difícil! Crear un ritmo fiable de reuniones de equipo, en el que haya suficiente "espacio" para abordar realmente los retos de forma conjunta, con la atención y la participación de todos, es un verdadero reto bajo estrés. 

Los OKR nos dan una herramienta para filtrar lo estático y garantizar que abordamos las cosas que importan, pero luego está el reto de hacer que esas reuniones y conversaciones sean productivas. ¿Cómo hacerlo? Prueba a utilizar estas directrices:

1. Establece un calendario regular de reuniones para que tu equipo tenga un "latido" fiable.

2. Designa a un facilitador que pueda hacer un seguimiento y obtener información sobre la participación de todos y gestionar el ritmo de la reunión.

3. Prioriza los puntos del orden del día e identifica los objetivos previstos antes de comenzar cada punto.

4. El facilitador es responsable de ayudar al equipo a identificar si se ha alcanzado el objetivo, si todos están aportando algo, si se necesita más tiempo, etc.

5. Si el ritmo de tu equipo se desvía, reconócelo y discute cómo retomar el camino.

Normaliza un sistema de equipo para reconocer cuando no hay tiempo suficiente para ocuparse de todo: establece las expectativas para el tono y el proceso de la reunión, de modo que no sea excesivamente apresurado y que todos participen.

• Crear Límites Realistas que te Permitan Gestionar Mejor su Atención y Energía

Qué hacer:

• Avanzar en la dirección de un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal es un reto diario mientras se trabaja a distancia.

• Empieza por romper el ciclo de reuniones consecutivas: haz descansos para reponer tu capacidad de atención.

• La buena noticia: crear mejores hábitos de trabajo individual y en equipo durante el confinamiento refuerza la sostenibilidad de tu equipo a largo plazo. Y esto seguirá dando sus frutos en el mundo post-pandémico.

• Identificar y romper los hábitos de trabajo en equipo que te agotan, incluyendo el exceso de promesas repetidas, es una inversión en tu propia atención, energía y eficacia.

Cómo los OKRs permiten crear límites realistas:

Cuidar de nosotros mismos físicamente - tomando descansos regulares, moviéndonos, bebiendo agua, comiendo, tomando aire fresco - es administrar tu propia atención y energía creativa, y te permite tomar mejores decisiones. Si te encierras en un trabajo interminable, algo tan sencillo como la Técnica Pomodoro puede ayudar a romper tu día y evitar que te sientas cansado de trabajar.

Despejar tu cabeza te permite establecer mejores Objetivos y Resultados Clave, para planificar y organizar tus actividades de forma más realista. Asegúrate de tener lo que llamamos "un trato justo": no asumas nuevos Objetivos sin comprobar tu capacidad para completarlos... y si no tienes la capacidad, pregunta a tu Líder qué Objetivo deberías dejar de lado para lograr este nuevo. Si es necesario, establece un objetivo sobre tus horas de trabajo y asegúrate de que se mantiene en verde (ni demasiado alto ni demasiado bajo).

Por qué es importante:

- Establecer límites saludables en torno a la jornada laboral es aún más importante cuando las personas realizan trabajo solitario en casa. Abordar cómo gestionar mejor la energía y la atención con el equipo es una oportunidad para involucrar y apoyar a los miembros del equipo en el perfeccionamiento del trabajo grupal e individual. Anima a tu organización a experimentar con nuevas estrategias y, a continuación, establece políticas y mejores prácticas para optimizar la jornada laboral en casa.

- Resulta especialmente útil probar estrategias concretas y luego informar sobre su funcionamiento: ofrece a las personas criterios observables que puedan utilizar para juzgar cuándo necesitan un descanso o han llegado a un punto de rendimiento decreciente. Cuida a tus compañeros de trabajo. Toma nota cuando se excedan en esas políticas.

- Las investigaciones indican que es muy valioso dividir la jornada laboral fisiológica y atencionalmente para maximizar el bienestar: por ejemplo, dando un paseo, utilizando técnicas como la Pomodoro, asegurándote de levantarte y hacer ejercicio al menos varias veces a la semana, si no es que diariamente.

• Fomentar el Contacto No Laboral de las Personas

Qué hacer:

• Valora el tiempo que la gente se toma para establecer vínculos con los demás. Como líder, no puedes obligar a que esto ocurra, pero puedes animar a los compañeros de equipo a conectar creando el espacio para ello y mostrando a la gente que cada instante en Zoom no tiene que estar centrado en el trabajo. 

• Dejar tiempo para que la gente "llegue" a una reunión en línea permite el tipo de contacto entre personas que solía darse en el pasillo fuera de la sala de conferencias.

• Si buscas oportunidades, descubrirás lo que funciona en tu equipo. Algunos equipos utilizan ejercicios para romper el hielo al comienzo de las reuniones; otros se esfuerzan por celebrar acontecimientos especiales; otros equipos crean eventos virtuales en la sala de descanso para conectar con los demás. En una empresa, un par de millennials descubrieron durante una llamada de contabilidad que el controlador corporativo también juega a League of Legends. Esa noche los tres formaron un equipo de League of Legends... ¡y quedaron terceros!

Cómo los OKRs apoyan las conversaciones no laborales:

Asegúrate de que tus OKRs cubren la cultura, el compromiso de los empleados y su satisfacción. A continuación, asegúrate de que tu sistema de OKR permite y fomenta el contacto significativo en equipo y de forma individual, conversaciones que van más allá de "hacer el trabajo".  Encuentra las formas de conexión que se adapten a tu equipo y no insistas en participar, ¡invita! Se trata de permitir una experiencia positiva que rompa la burbuja de Covid.

Por qué es importante:

Romper la burbuja del aislamiento pandémico puede ser difícil. El distanciamiento físico tiene un gran impacto en nuestra vida diaria, sin duda. Pero los pequeños pasos que des para humanizar el contacto de tu equipo con los demás pueden tener un gran impacto en el ambiente del equipo. Existen sólidas investigaciones psicológicas que respaldan la idea de que relacionarse con los demás favorece más la sensación de bienestar y florecimiento personal que los actos aislados de autocuidado. En resumen, aligerar el ambiente y humanizar el contacto de las personas puede contribuir en gran medida a crear cohesión en tu equipo.

• Depende de tu Equipo y Deja que Ellos Dependan de Ti
  
  

Qué hacer:

• Sé fiable: ayuda cada vez que veas que se necesita ayuda.
• Negociar con qué apoyo pueden contar los miembros del equipo entre sí.
• Estructura tus OKR en torno a los logros del equipo, no a los individuales.

La práctica de los OKR refuerza la interdependencia saludable

Asegúrate de que tus OKRs puntúan al equipo, no al individuo. Asegúrate de que el progreso del equipo sea visible para todos. De lo que estamos hablando aquí es de construir una interdependencia saludable en tu equipo: eso significa un fuerte compromiso con los objetivos compartidos, y el apoyo mutuo para maximizar el éxito del equipo. De manera grande o pequeña, siempre hay espacio para la ayuda mutua en tu organización

Por qué es importante:

A menudo, lo que falta en la mayoría de los casos es un pacto social dentro de un equipo en el que puedan establecer y revisar acuerdos cuando sea necesario sobre cómo pedir ayuda a los demás.

El trato justo incluye el establecimiento de expectativas sobre el tipo de ayuda, la rapidez con la que se espera recibirla, y cosas por el estilo. Reservar un tiempo para que el equipo hable sobre el tipo de ayuda que necesitan los unos de los otros, aclarando qué tipo de apoyo pueden esperar los unos de los otros, es exactamente el tipo de contratación que crea una interdependencia saludable. Es muy útil designar a un facilitador para este ejercicio, para que todos puedan participar plenamente.

Este tipo de ejercicio de contratación es una excelente oportunidad para reconocer la importancia de la contribución de cada persona, motivar a la gente afirmando el apoyo a sus esfuerzos y fomentar el libre flujo de información oportuna entre los compañeros de equipo.

• Practicar la Escucha Activa

Qué hacer:

• Haz una pausa (es decir, deja de hablar tú mismo).

• Presta toda tu atención a lo que dice la otra persona.

• Repite brevemente su mensaje principal, para confirmar su comprensión.

• En tus reuniones de equipo, procura escuchar el doble de lo que hablas.

¿Por qué hacer esto?

• Utilizar la escucha activa garantiza que se entiendan los puntos clave de la otra persona.

• El objetivo es maximizar una comunicación eficaz y de alta calidad.

La escucha activa potencia su práctica de OKR al:

• AsegurarTe de que todo el mundo está en la misma página: por ejemplo, sobre lo que significa el Objetivo, cuál es su estado y qué impedimentos han surgido, si es que los hay.

• Salvaguardar la atención del equipo manteniendo la concentración.

• Frenar la tendencia de cualquier persona a ocupar demasiado tiempo en el aire, haciendo una pausa para aclarar las cosas cuando sea necesario.

• Reforzar el mensaje de que las ideas de cada miembro del equipo son importantes.

Por qué es importante:

Escuchar es una de las habilidades más importantes que puedes tener. Lo bien que escuchas tiene un gran impacto en tu eficacia laboral y en la calidad de tus relaciones con los demás. La forma de mejorar tu capacidad de escucha es practicar la "escucha activa", cuando haces un esfuerzo consciente por escuchar no sólo las palabras que dice otra persona sino, lo que es más importante, el mensaje completo que se comunica.

Debes prestar mucha atención a la otra persona. No puedes permitirte distraerte con cualquier otra cosa que esté ocurriendo a tu alrededor, o formando contraargumentos en tu cabeza mientras la otra persona sigue hablando. Tampoco puedes permitirte aburrirte y perder la concentración en lo que la otra persona está diciendo.

Hay cinco técnicas clave de escucha activa que puedes utilizar para ayudarte a ser un oyente más eficaz:

1. Presta Atención: Presta toda tu atención al orador y acusa de recibido del mensaje. Reconoce que la comunicación no verbal también "habla" en voz alta.

2. Demuestra que estás Escuchando: Utiliza tu propio lenguaje corporal y tus gestos para demostrar que estás comprometido.

3. Proporcionar retroalimentación: Nuestros filtros personales, suposiciones, juicios y creencias pueden distorsionar lo que escuchamos. Como oyente, tu papel es entender lo que se dice. Esto puede requerir que reflexiones sobre lo que se está diciendo y que hagas preguntas.

4. Difiere Juicios: Interrumpir es una pérdida de tiempo. Frustra al orador y limita la plena comprensión del mensaje

5. Responder Adecuadamente: La escucha activa está pensada para fomentar el respeto y la comprensión. Se obtiene información y perspectiva. No aportas nada si atacas al interlocutor o lo menosprecias.

• Establecer Prioridades y Responsabilidades Claras

Qué hacer:

• Haz explícitas las prioridades de trabajo y revísalas regularmente para confirmar que siguen siendo válidas.

• Cuando las prioridades de trabajo del equipo deban cambiar, discute y confirma el cambio directamente con el equipo: ¡explica lo que ha cambiado! 

• Memoriza el cambio de prioridades. Todos los miembros del equipo deben poder señalar un único documento, o diapositiva, o lista del conjunto de prioridades revisado.

• Al realizar un cambio, haz una pausa para analizar las implicaciones de segundo orden del cambio: ¿qué otras actividades se verán afectadas? 

• Haz todo esto en una ceremonia, en una reunión de equipo, no en secreto.

La priorización es el núcleo de la práctica de los OKR

Esta es una de las mayores contribuciones de los OKR: los OKR están diseñados específicamente en torno a nuestras prioridades clave. Hacen que nuestras prioridades sean explícitas y permiten que todo el mundo vea semanalmente cuáles son nuestras prioridades y cómo las estamos cumpliendo.

Detalles:

Las prioridades vienen de la cima de la empresa hacia abajo, basadas en nuestras estrategias

• Lo primero que hay que hacer es priorizar claramente una lista de objetivos de alto nivel. La priorización y el replanteamiento de las prioridades permiten al equipo ejecutivo y a la empresa en su conjunto centrar su energía en la consecución de los resultados de mayor valor. 

• A continuación, tenemos que transmitirlas con precisión a los departamentos, a los equipos e incluso a los individuos, sin sufrir el "teléfono descompuesto". Cuando las prioridades de alto nivel cambian, tenemos que ser capaces de transmitirlas a toda la organización en cuestión de horas (no días, semanas, meses o trimestres).

• Cada equipo (o persona) debe ser capaz de responder a la pregunta: "¿Qué hago yo para contribuir al éxito de la empresa?" Cada uno debe saber cuál es su papel en la consecución de ese Objetivo (en cascada).

Para Terminar

Se ha escrito mucho sobre la "Fatiga del Zoom" y el Síndrome de Burnout causado por el trabajo a distancia. Hay problemas reales que se entienden bien, pero por suerte, también hay soluciones reales que han demostrado que funcionan.

Nuestra intención es que la gente sepa que lo que siente es "normal"; no es nada nuevo: estos problemas son bien conocidos en la comunidad de psicólogos... Y hay soluciones probadas. No se trata de magia negra de escritores de negocios, sino de cosas sencillas y pragmáticas que podemos hacer para cuidar de los demás y de nosotros mismos.