Guía Efectiva para tus Reuniones con Equipos Remotos

Cuando se trata de una reunión virtual, hay muchas cosas que pueden salir mal además de pensar que no deberías participar en ella: Tu internet puede fallar, tienes tantas cosas abiertas en tu ordenador que funciona con lentitud, tus perros deciden ladrar sin parar o tu hijo tiene un gran berrinche. Los empleados remotos ya tienen que enfrentarse a un montón de retos sólo para llevar a cabo su trabajo con la mayor normalidad posible, y añadir reuniones virtuales innecesarias o tediosas puede repercutir negativamente en la moral y la productividad.

Se supone que las reuniones son una herramienta útil para ayudar a que una organización funcione sin problemas, no una parte del trabajo que genera más estrés, por lo que es crucial que los líderes sepan cómo manejar y organizar las reuniones del equipo remoto y hacerlas lo más efectivas posible.

¿Cómo Organizar una Reunión de Equipo a Distancia?

• Preséntate Preparado

Esto es habitual en todas las reuniones, no sólo en las que se celebran a distancia. Es importante tener una agenda de reuniones con puntos estratégicos, saber exactamente lo que se quiere discutir, lo que se quiere preguntar, y llevar actualizaciones o información importante para que la reunión se desarrolle según lo previsto.

Cuanto más eficiente sea una reunión, mejor. El uso de una herramienta de gestión del rendimiento te ayudará a hacer un seguimiento del rendimiento de tu equipo, de modo que puedas utilizar el tiempo de la reunión de equipo remoto de forma eficaz para debatir únicamente los bloqueos y las situaciones relevantes, en lugar de dedicar buena parte de la reunión a la introducción de "cómo te ha ido en la semana". Al revisar constantemente el tablero de control de tu equipo de trabajo remoto, podrás prepararte mejor para cada reunión virtual y centrarte en abordar las posibles amenazas, profundizar en lo que está llevando más tiempo del esperado y dejar a todos con una sensación de satisfacción por una reunión exitosa y productiva.

• Ten un Calendario de Reuniones Consistente

Intenta evitar las reuniones improvisadas y mantén un horario regular. Convocar una reunión repentina puede interrumpir la concentración de un empleado y el flujo habitual de su jornada. Acuerda con tu equipo de trabajo remoto un horario determinado y haz lo posible por no cambiarlo o cancelarlo. Con los equipos remotos, es importante tener en cuenta sus zonas horarias y acordar una hora que sea conveniente para todos.

Tener un horario consistente no sólo proporcionará una sensación de seguridad a tus empleados remotos, sino que permitirá que todos se presenten preparados, y ya sabes lo importante que es eso.

• Sé Consciente de no Hablar por Encima de tus Empleados

En una reunión virtual es difícil notar el lenguaje corporal y darse cuenta de cuando alguien está a punto de hablar, por lo que hablar simultáneamente con otra persona ocurre a menudo. Para evitar que esto ocurra es importante tomar literalmente la iniciativa en la conversación y establecer unas pautas que permitan a todos decir lo que piensan tranquilamente y con la menor interrupción posible.

¿Cómo Integrar un Equipo Virtualmente?

Uno de los principales retos con los miembros de equipos remotos es hacer que conecten entre sí. En un entorno de oficina, es más fácil realizar actividades de creación de equipos que ayuden a los empleados a establecer vínculos.

Obviamente, no hay nada como las reuniones físicas para crear vínculos y aumentar la moral de los empleados y del lugar de trabajo, pero sabemos que a veces es muy difícil organizar un evento para que todos se reúnan si hay personas que trabajan en diferentes partes del mundo. Por lo tanto, las herramientas de integración de equipos virtuales son tu mejor opción para aumentar la moral de los empleados.

Las ideas para las reuniones virtuales de equipo de trabajo remoto podrían incluir juegos como "2 verdades y una mentira", "Pictionary" o "Charadas". Si tu equipo aún no está muy familiarizado con los demás, lo más probable es que no disfruten tanto jugando porque no se sienten lo suficientemente seguros con el resto del equipo, así que quizá deberías empezar con descansos virtuales para compartir el café y animar a los empleados a hacer preguntas sobre los demás miembros del equipo para saber más sobre sus intereses y antecedentes. Una vez que se conozcan, organizar un evento de team building virtual será fácil y algo que esperarán con ansias. Pasar momentos divertidos con tus empleados es una forma estupenda de impulsar la moral positiva de los empleados y aumenta su compromiso rápidamente.

Si te tomas el tiempo necesario para organizar estratégicamente actividades de team building para tu equipo virtual, no sólo conseguirás que estrechen lazos, sino que les ayudarás a mejorar sus habilidades de comunicación y a aliviar los retos que supone ser una fuerza de trabajo remoto. ¿Por qué?

• Si los miembros de tu equipo de trabajo remoto se sienten solos o con falta de apoyo, las actividades de team building virtuales actúan como un recordatorio de todas las grandes personas que les cubren las espaldas.
• Si tu empleado remoto quiere ser un poco más independiente, una actividad virtual puede ayudarles a demostrar por qué pueden ser más autónomos y ganarse la confianza de sus líderes.
• Si tu empleado remoto se siente desmotivado, una actividad virtual de integración puede ayudar a encender la chispa de nuevo y recordarles por qué se unieron a la empresa en primer lugar.

Apoyar a los miembros de tu equipo es extremadamente importante cuando se trata de equipos remotos. Esperamos que esta guía sobre reuniones eficaces de equipos remotos te ayude a aumentar la productividad, el rendimiento y la gestión de proyectos. ¡No tengas miedo de probar cosas nuevas! Recuerda que Einstein dijo que es una locura esperar resultados diferentes haciendo exactamente las mismas cosas.