Cómo Transicionar del Trabajo de Oficina al Trabajo a Distancia

Trabajar en una oficina ha sido el modelo de trabajo habitual desde la revolución industrial. Sin embargo, el trabajo a distancia era una ventaja sólo disponible para los empleados de alto nivel y algo a lo que muchos aspiraban.

En una encuesta realizada por Gallup en enero de 2020, el 54% de los oficinistas estaban dispuestos a dejar su trabajo por uno que les permitiera realizar su trabajo a distancia. Con la llegada de la pandemia del COVID-19, muchas empresas tuvieron que trasladar rápidamente a sus empleados al trabajo remoto, y con la alta productividad que se ha reportado, muchos de ellos planean mantenerse en él, o al menos convertirse en una empresa híbrida.

Algunas personas trabajan mejor en una oficina, teniendo un espacio designado y sintiendo que están separando con éxito el hogar del trabajo; pero algunas personas sienten que trabajan mejor desde casa. Más del 70% de los gerentes reportaron una mejor productividad de su equipo durante esta pandemia, según Global Workplace Analytics.

Por lo tanto, si estás planeando unirte a compañías como Twitter, Google y Microsoft para convertirte en una compañía híbrida, hay algunas cosas que necesitas saber sobre cómo hacer esta transición con éxito.

Primero lo primero, ¿cuáles son los distintos tipos de oficinas?

1. Co-ubicados - Empleados de tiempo completo en oficina. 
2. En Casa o Distribuidos - Empleados remotos de tiempo completo.
3. Híbrida - "lo mejor de ambos mundos", suena atractivo pero llegar a "lo mejor" puede requerir un poco más de esfuerzo del que pensabas.

El trabajo a distancia permite a las personas que se encuentran en lugares remotos o en diferentes partes del mundo realizar trabajos con los que sólo soñaban y que probablemente requerían de trasladarse a otro lugar; también permite a los empleados pasar más tiempo con sus familias, proporciona la posibilidad de trasladarse sin perder su posición y básicamente pueden trabajar desde cualquier lugar del mundo.

Para los empleadores, tener empleados trabajando de forma remota significa ahorrar dinero reduciendo los espacios de oficina, los gastos, los materiales, etc. Pero también significa tener "oficinas" en todo el mundo y ser capaz de conseguir que los mejores talentos trabajen para su empresa sin importar dónde estén.

A pesar de estos beneficios, hay algunos desafíos que probablemente ya notaste que existen al establecer una forma remota de trabajar, y si tu intención es pasar del trabajo de oficina a una oficina híbrida, debes tener en cuenta estos desafíos:

• Sentirse excluido - Los empleados pueden sentir que establecer confianza con sus colegas y gerentes se vuelve difícil si no están en el mismo espacio. Ten en cuenta que la comunicación con tu equipo y el establecimiento de normas claras son una necesidad.
• No sentirse tan importante durante las reuniones - Si en una reunión parte de tu equipo no está físicamente presente y prestas más atención a los que están allí que a los que están en la pantalla, tu equipo remoto puede perder lentamente la moral. Esto también sucede si al concluir una reunión decides algo diferente con tu equipo presente de lo que decidiste durante la reunión con todos, a distancia o no.
• La percepción de la productividad laboral - Los empleados que no están físicamente en la oficina pueden sentir que sus esfuerzos no son reconocidos, con los equipos híbridos hay que asegurarse de realizar un seguimiento adecuado de las tareas y la productividad de tu equipo.
• Oportunidades de carrera - Los empleados remotos podrían sentir que los que trabajan en la oficina pueden tener más oportunidades de avanzar en su carrera y en la empresa.
• Ciberseguridad - Cuando se tiene gran parte del equipo trabajando a distancia hay que asegurarse de proteger los datos de la empresa y de los clientes. 
  
  Comparte con tu equipo nuestro artículo ¿"Trabajo a distancia"? 7 Consejos de Cómo Ser Productivo en Casa" para que puedan dar lo mejor de sí mismos mientras trabajan en casa.
  

Una vez establecidos los retos, pasemos a lo que hay que hacer para que la transición de trabajar en una oficina el 100% del tiempo a una oficina híbrida sea un éxito.

Establecer los Roles de Trabajo

No todas las posiciones pueden ser adecuadas para un trabajador a tiempo completo en casa, es necesario aclarar qué posiciones se pueden realizar en casa y durante cuántos días a la semana. Piensa detenidamente qué posiciones deben realizarse al 100% en la oficina (como las posiciones de primera línea que no se pueden realizar en casa), qué problemas pueden surgir y cómo el encargado de la posición debe resolverlos.

Ten en cuenta que, al tener personas trabajando desde casa, puede que quieras cambiar tu marco a uno orientado a los resultados en lugar de uno orientado al reloj o a las horas trabajadas. Cambia a un sistema métrico basado en proyectos en lugar de rastrear las horas de trabajo. Establece tareas específicas, OKRs y motiva a tu equipo para completar las tareas.

Medir el rendimiento de los empleados aumentará el compromiso y mantendrá a tu gente motivada, en lugar de hacer que se vayan a una hora determinada todos los días cuando probablemente hayan terminado temprano. Confía en que tu equipo trabajará la cantidad de horas necesarias para cumplir con las expectativas y completar sus tareas.

La Comunicación es clave

No nos referimos exactamente a la comunicación de preocupaciones, tareas, la programación de sesiones uno-a-uno, etc. (Revisa nuestro "Cómo Mantener a tu Empleado Motivado con el Modelo de Trabajo a Distancia" para saber más sobre nuestros consejos de gestión remota). Las dificultades de comunicación suceden a menudo, como cuando se tienen reuniones con gente en la oficina y gente en casa; en lugar de tener presentes a las personas que están en la oficina, haz que se unan a las reuniones a través de su computadora así como los empleados remotos, de esta manera todos se comprometen al mismo nivel. Nivelar el juego para todos ayudará a los empleados que están típicamente en lugares remotos a sentirse escuchados y tan importantes como los que están típicamente en la oficina. 

Proporciona a tu equipo las herramientas adecuadas para comunicarse. Cuando te registras en Hirebook, encontrarás que nuestras integraciones facilitan la comunicación entre los empleados, usando herramientas como Slack, Google Suite o Microsoft.

El uso de tecnologías inteligentes en el lugar de trabajo nunca ha sido más importante. El hecho de que tanta gente trabaje a distancia hoy en día ha forzado a la tecnología a moverse más rápido, y todavía tiene que moverse rápido. Las conversaciones ahora pueden ser más enfocadas ya que cuando se habla con alguien es para abordar algo específico, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad y los resultados positivos. Alcanzar los objetivos puede incluso llevar menos tiempo que antes.

Adoptar la tecnología con una mentalidad ágil, tomar riesgos calculados y la transformación a través de la innovación son las claves para mantenerse fuerte y saludable en el nuevo clima de negocios.

- Sylvia Dahlby from SmartSearch

Cuidados

Al principio de la pandemia muchas empresas promovieron programas para apoyar la salud mental, emocional y física. Sigue haciendo esto si ahora estás estableciendo un modelo híbrido. Mantener el equilibrio en casa y separar las tareas domésticas de las laborales puede ser difícil, invertir en el bienestar de los empleados es crítico, y algo que puedes hacer ahora que ahorrarás dinero al deducir otros servicios.

También puedes pensar en dar algún tipo de estipendio para organizar la oficina en casa. Algunas compañías lo hacen, como la compañía de software Buffer, o incluso Hubspot ayuda a establecer la oficina de trabajo desde casa de sus empleados y da su aprobación, es como establecer sus escritorios en la oficina, lo haces para tus empleados de oficina de todos modos. Asigna algunos de los ahorros de la reducción de tu espacio de oficina y suministros para ayudar a establecer las oficinas de tus empleados en casa. Trabajar en la sala de estar puede sonar atractivo y puede serlo al principio, pero eventualmente tus empleados remotos necesitarán una oficina adecuada en casa. 

Flex-Desking o Escritorios Flexibles

Dale a tus empleados híbridos la oportunidad de reservar un escritorio cuando planeen ir a la oficina. No necesitas escritorios en el lugar para cada empleado, sólo los suficientes para los que están en la oficina siempre y algunos más para que los trabajadores híbridos reserven con anticipación cuando tengan que o quieran ir a la oficina.

Incluso podrías hacer un esfuerzo extra y crear un mapa interactivo de tu oficina. De esta manera la gente puede elegir el escritorio que quiere reservar cuando asista a la oficina: tal vez quieran estar más cerca de su gerente o incluso sólo cerca de una ventana. Los empleados que se encuentren en la misma ubicación también pueden tener la oportunidad de reservar una determinada sala para una reunión o puede reservar una pequeña oficina para una sesión uno a uno. Esto también ayudará a aquellos empleados que nunca han estado en la oficina antes, ya sea que vivan en otro lugar o tengan otra situación que les impida ir, tener esta herramienta les será útil cuando visiten por primera vez para que puedan localizar dónde encontrar a su gerente o incluso saber dónde ir a disfrutar de una buena taza de café.

Cuando llegó el COVID-19, las empresas tuvieron que pensar rápido y hacer ciertas pruebas para reorganizar sus metodologías de trabajo, también tuvieron que desarrollar nuevas formas ágiles de trabajar en sincronía. Ahora que parece que los empleadores de todo el mundo podrían tener que adoptar estas nuevas metodologías como permanentes, tuvieron la oportunidad de ver lo que funciona y lo que no y elegir el camino que mejor se adapta a sus necesidades.

Si estás planeando la transición de tu modelo de trabajo de oficina a un modelo de trabajo híbrido, no hay mejor momento que ahora. No sabemos cuándo terminará la pandemia, pero para entonces podría ser demasiado tarde para hacer la transición con éxito. Aprovecha lo que está sucediendo ahora y establece una estructura de trabajo que funcione para tu empresa ahora y en el futuro. Recuerda que un equilibrio positivo entre trabajo y vida privada asegurará que tus empleados sean felices y que se queden contigo a largo plazo.