Los OKR (Objetivos y Resultados Clave) tienen que ver con la medición del rendimiento y el cumplimiento de los objetivos. Son el mejor aliado de una empresa en la búsqueda del éxito. Pero si establecemos los OKRs de forma arbitraria, sin Objetivos y/o Resultados Clave específicos, sólo obtendremos resultados incompletos y no podremos medir su impacto en nuestra organización.
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La metodología de los OKR es una poderosa herramienta que nos ayuda a estructurar nuestros objetivos. Al establecer los OKR, cada resultado clave debe ser medible y tener una meta. Medir los resultados es lo que realmente importa y lo que nos llevará a la victoria. Sin embargo, todavía es común ver a personas que luchan por entender exactamente cómo deben ser unos buenos Resultados Clave y por qué es importante medir los resultados.
La función principal de los Resultados Clave es ayudarte a especificar lo que quieres y quieres decir con un Objetivo determinado. Por ejemplo, si tienes un objetivo de "mejorar tu salud", podemos estar de acuerdo en que "mejorar tu salud" significa cosas diferentes para diferentes personas. Aquí es donde los Resultados Clave resultan útiles y te permiten especificar lo que "mejorar tu salud" significa exactamente para ti. Los KR responden a la pregunta "¿qué pasos o acciones debo completar para lograr mi Objetivo?".
En resumen: Los KRs te ayudan a identificar lo que realmente importa.
Una métrica es lo que hace que el resultado clave sea "medible". Algunas métricas habituales utilizadas para los productos o el éxito de los clientes son NPS (Net Promoter Score) o MAU (Monthly Active Users). Las empresas de SaaS se centran más en el MRR (Monthly Recurring Revenue) y el Churn Rate. Las empresas de producción utilizan sobre todo métricas operativas.
Al establecer la métrica de un KR es donde la mayoría de la gente se confunde un poco. Asegúrate de poder hacer un seguimiento de la métrica que quieres antes de asignarla a un Resultado Clave; si no lo aclaras no podrás ver tu progreso con precisión.
La mayoría de los beneficios que ofrece la metodología OKR, como una mejor alineación en toda la organización y la transparencia, requieren que los propios OKR sean claros y comprensibles. Así, el Título de Resultados Clave básicamente engloba y comunica de forma transparente el resultado que se quiere conseguir.
El Título también pone cada valor en perspectiva. Por ejemplo, si tu KR es "conseguir nuevos clientes", la métrica aquí es la cantidad de clientes, pero puedes hacer tu título más específico añadiendo una determinada cantidad de nuevos clientes que quieres conseguir, o incluso desafiarte a ti mismo o a tu equipo estableciendo un título como "duplicar la cantidad de clientes".
Un Valor Inicial es simplemente el valor que tiene tu métrica al inicio del periodo de tiempo determinado que estableciste para alcanzar cada KR. Un Valor Meta es el valor que quieres que tenga esa métrica al final de ese periodo de tiempo determinado.
Establecer el valor meta correcto podría ser difícil si aún no tienes un parámetro determinado. En ese caso, basta con tener una especie de "período de prueba" (como un par de semanas) para recopilar ese parámetro. Puede que los datos recogidos en ese tiempo no sean lo suficientemente específicos, pero sólo pueden volverse más específicos con el paso del tiempo y demostrarte la rapidez con la que tú y/o tu equipo alcanzan esos KR.
Rick Klau, socio de Google Ventures, recomienda puntuar los Resultados Clave entre 0,0 y 1,0, aunque no es obligatorio, y del 0% al 100% o de la "A" a la "F" como opciones de calificación útiles. Pero al final puedes puntuar los KRs utilizando cualquier formato que funcione mejor para ti y tu organización.
Para calcular una puntuación, hay que dividir el objetivo fijado entre el resultado final. Utilizando el ejemplo anterior, si el KR de tu equipo era "conseguir 100 clientes" pero sólo consiguieron 50, su puntuación final sería de 0,5, pero si consiguieron 20, la puntuación sería de 0,2. Teniendo esta puntuación podemos asignar una calificación al Resultado Clave.
Cuando se califica un resultado clave, tener una puntuación de 0,6 a 0,7 puede parecer que apenas se ha cumplido. Si un equipo o un solo empleado tiene esa puntuación promedio, probablemente sólo estén cumpliendo con lo que se les pide y esforzándose un poco. Pero, por supuesto, lo que queremos es ir más allá y obtener una puntuación de 0,8 o superior. Es importante saber que una puntuación baja (0,2 - 0,4) no siempre significa que tus empleados no estén trabajando lo suficiente, una puntuación baja debe ser analizada y revisada para ver qué está impidiendo que tus empleados obtengan una puntuación más alta. Tal vez el problema no sean ellos, tal vez haya que ajustar el KR.
Si tus Resultados Clave no son exactamente medibles por números, sino que tus metas se centran más en la fecha, como "imprimir el nuevo número de la revista antes de *fecha*" o "contratar a un nuevo analista de TI antes de *fecha*", entonces la puntuación de este KR probablemente alcanzará la marca de 1,0 con bastante frecuencia.
Si a tu empleado o a tu equipo no les fue muy bien con sus KR, ¡no te preocupes! Lo peor que podría pasar es descubrir que necesitas ajustarlos y esto es especialmente común cuando se introduce por primera vez la metodología de los OKR en tu organización.
Empieza por preguntarte "¿qué salió mal?", "¿hubo bloqueos que no identificamos?", "¿hubo una situación inusual?", "¿qué podríamos haber hecho de forma diferente?", "¿qué más podemos hacer?". No hay una forma correcta de seguir la metodología OKR, pero hay que averiguar la mejor manera de aprovecharlos, ¡y aprender del fracaso es una oportunidad para averiguarlo!
Para agilizar este proceso de OKR, revisa los OKR de los equipos y de toda la empresa cada cierto tiempo, como por ejemplo cada trimestre. Haz que tus gerentes o los jefes de cada equipo expliquen sus calificaciones y pregúntales qué piensan hacer de forma diferente para acercarse al objetivo el próximo trimestre.
Para entender tus informes de OKR y determinar su éxito, Rick Klau sugiere que una forma de evaluar todo un OKR es promediar las puntuaciones de los Resultados Clave que pertenecen a un Objetivo. Esto te dirá qué tan bien se completaron los KRs para un Objetivo. Sin embargo, es posible que los KRs hayan obtenido una gran puntuación y aún así fracasen en la finalización del Objetivo.
Aunque los Resultados Clave se hayan completado, el Objetivo debe ser revisado. También puede ocurrir que los KRs no afecten al Objetivo, o que los KRs no hayan tenido el impacto esperado teniendo en cuenta el tiempo, el dinero y el esfuerzo invertidos.
Si tu organización tiene un objetivo continuo a lo largo de cada mes o trimestre, como "imprimir la revista antes de *fecha*", puedes probar diferentes KR en cada periodo de tiempo para aprender qué tareas y actividades son más efectivas para alcanzar el objetivo. Recuerda que está bien experimentar.
Un buen amigo mío, Michael Bungay Stanier, autor de Three Essential Coaching Habits for the Time-Crunched Manager y The Coaching Habit: Say Less, Ask More and Change the Way You Lead Forever también escribió Do More Great Work: Stop the Busywork and Start the Work that Matters. En este último libro presenta una serie de herramientas estupendas para ayudarte a averiguar si el trabajo que haces es malo, bueno o estupendo. Mientras le escuchaba el otro día, caí en la cuenta de que estas mismas herramientas son exactamente las adecuadas para evaluar nuestros OKR (Objetivos y Resultados Clave).
Voy a parafrasear (y reformular) la gran obra de Michael para nuestros fines. Mis disculpas a quien haya leído su obra y se sienta ofendido por la carnicería que voy a hacer...
La esencia de la historia es la siguiente - para todos nosotros, el trabajo que hacemos encaja en tres categorías: Mal Trabajo, Buen Trabajo y Gran Trabajo. Ahora bien, podrías inventar fácilmente tus propias definiciones para estas tres categorías, pero aquí tienes un punto de partida:
El Mal Trabajo es una pérdida de tiempo, de energía y de tu vida. Se manifiesta en forma de burocracia, reuniones interminables y procesos obsoletos. ¡Deja de hacer estas cosas!
El Buen Trabajo es el trabajo familiar, útil y productivo que haces, y probablemente lo haces bien. Piensa en ello como el "trabajo de siempre". A veces es interesante, a veces es mundano, pero reconoces su necesidad y, por tanto, eres lo suficientemente feliz haciéndolo. El Buen Trabajo es vital y proporciona los beneficios del próximo trimestre.
El Gran Trabajo es lo que todos queremos más. Es un trabajo que tiene sentido para ti. Tiene un impacto. Marca la diferencia. Inspira, estira y provoca. El Gran Trabajo es el trabajo que importa.
Pues bien, nuestros OKRs encajan en esas mismas tres categorías.
¿No sería estupendo poder clasificar nuestros OKRs en esos tres grupos, y luego ver qué parte de tu vida laboral se dedica a cada tipo? Entonces podrías empezar a averiguar cómo gestionar tu combinación hasta conseguir el número correcto de OKRs Malos, Buenos y Geniales para ti.
Así que Michael ha desarrollado una sencilla herramienta para evaluar el trabajo que se hace - y podemos robarla para categorizar nuestros OKRs...
Esta es la idea... en un eje está lo que te importa a ti (de mayor a menor) y en el otro lo que le importa a la organización ("ellos"), de mayor a menor. Ahora, con un bolígrafo/lápiz/post-it-note® coloca tus OKRs para este trimestre en una de esas cuatro casillas.
El Mal Trabajo vive en el cuadrado inferior izquierdo - "No les importa / No me importa". Si la mayoría de tus OKRs están ahí... probablemente seas muy infeliz en el trabajo. Haz todo lo que puedas para deshacerte de esos OKRs (Nota importante: esos mismos OKRs pueden ser los ideales para otra persona... ¡y ellos deberían tenerlos, no tú!)
El recuadro superior derecho - "Se preocupan / me preocupo" es la mayoría de las veces el extremo superior de tu Buen Trabajo, y, si tienes suerte, Gran Trabajo. Aquí es donde vive la felicidad. Ahora bien, es muy poco probable que tengas todos tus OKRs aquí arriba, pero si los tienes - ¡WOW! Probablemente ames tu trabajo.
El Buen Trabajo vive en los otros dos cuadrados. Si eres típico, la mayoría de tus OKRs estarán en estos dos cuadrados. El truco aquí es asegurarse de que la mezcla / número de OKRs en cada cuadrado es bueno para ti.
Un poco más sobre tus estrategias de OKR... para aquellos que están en el cuadrado "A ellos les importa / A mí no me importa" (abajo a la derecha) - Abraza la adecuación... "suficientemente bueno" gana aquí. Todo lo que sea más es quitarle tiempo al Gran Trabajo que podrías estar haciendo.
El cuadrado superior izquierdo es a menudo un Gran Trabajo, o un Gran Trabajo potencial - "Me importa / No les importa" - así como algo de Buen Trabajo. Desafortunadamente, la organización no está interesada en esos OKRs de Gran Trabajo. Se trata de un trabajo que te entusiasma hacer, pero que no recibe la atención que crees que merece. Aquí tienes dos opciones: vender a la organización este OKR y cambiarlo a la casilla superior derecha "Les importa/me importa", o "dejar que este trabajo muera de forma triste y solitaria" (palabras de Michael).
Michael nos dice que no hay una "mezcla correcta" de trabajo Malo/Bueno y Grande, pero los rangos típicos son 10-40% de Trabajo Malo, 40-80% de Trabajo Bueno y 0 a 25% de Gran Trabajo.
Haz un seguimiento de la mezcla trimestre a trimestre. Si al final del año has cambiado la mezcla hacia donde querías, ¡perfecto! Si no es así, esfuérzate más en el próximo trimestre.
Si tiene un sistema de medición del rendimiento en el trabajo, deberías incluso ser capaz de ver el rendimiento que estás logrando en cada una de estas casillas, y en qué categoría de OKR progresas mejor.
El marco OKR ha demostrado aportar grandes beneficios y resultados a miles de empresas en todo el mundo. Esperamos que nuestro software OKR te ayude a impulsar el rendimiento de tu organización y a alcanzar nuevos niveles de éxito.